Röstbrevlådor är meddelandekonton på ett datoriserat röstmeddelandesystem. När en röstmeddelandeanvändare får ett telefonsamtal och den som ringer bestämmer sig för att lämna ett meddelande, spelas meddelandet in och lagras tills användaren bestämmer sig för att hämta och sedan radera eller spara det. Även om ordet ”låda” kan uppmuntra människor att visualisera en fysisk behållare som kan innehålla meddelanden, är detta inte fallet. Istället används ”box” bara för att betyda en angiven del av systemet som spelar in och lagrar röstmeddelanden. Röstbrevlådor är vanligtvis skyddade av lösenord eller lösenord för att säkerställa integritet, och de ger vanligtvis en begränsad kapacitet för meddelandelagring.
När en person säger att han måste kontrollera sin röstbrevlåda betyder det vanligtvis att han måste ringa ett telefonnummer eller logga in på en webbplats för att lyssna på röstinspelade meddelanden som uppringare har lämnat åt honom på ett datoriserat system. Den del av detta datoriserade system som är reserverad bara för honom och hans meddelanden är vad folk kallar en röstbrevlåda. Det finns ingen fysisk box som en person kan komma åt för att hämta dessa typer av meddelanden. Ändå fungerar denna brevlåda som en förvaringsplats för hans röstmeddelanden på ungefär samma sätt som en vanlig brevlåda ger ett utrymme för att hålla och hämta ens post.
Vanligtvis upprättar en röstbrevlåda ett lösenord för att hämta meddelanden från sin röstbrevlåda. Lösenordsskydd tjänar två grundläggande syften. För det första tillhandahåller det ett organisationssystem för röstbrevlådan – kombinationer av användarnamn och lösenord gör att företaget kan dela upp specifika områden för varje användare, vilket gör det möjligt för dem att direkt komma åt sina egna meddelanden. För det andra, att kräva att en person har ett lösenord för att komma åt sina meddelanden hjälper till att säkerställa integriteten. Så länge han inte delar sitt lösenord med någon annan tillåter det honom att hålla sitt konto och sina meddelanden privata.
Intressant nog har röstbrevlådan ofta begränsad kapacitet. På så sätt liknar de vanliga brevlådor. Röstbrevlådor har vanligtvis bara tillräckligt med utrymme för ett visst antal minuter eller timmar av meddelanden. Om en individ överskrider mängden utrymme som tilldelats för hans meddelanden, kan hans uppringare få ett inspelat meddelande som informerar dem om att röstbrevlådans brevlåda är full. För att låta sina uppringare lämna ytterligare meddelanden måste användaren vanligtvis radera några av de som har lagrats i systemet.