Dokumentavbildning är en viktig del av att göra affärer idag. Som ett sätt att skapa elektroniska kopior av viktiga papper, diagram och bilder, hjälper dokumentavbildning till att säkerställa att affärspapper kan sparas och arkiveras säkert. Här är grunderna för dokumentavbildning, inklusive lagring och distribution av de sparade bilderna.
Bildhantering av papper är mycket enkel. Allt som egentligen krävs är en kvalitetsskanner, en USB-kabel för att ansluta skannern till en dator och sedan skanningsprogram som gör att den sparade bilden kan namnges och lagras. Medan dokumentskannrar brukade vara något dyra, finns det idag enheter av god kvalitet till mycket rimliga priser. Detta gör dokumentavbildning möjlig för både företag och i hemmet.
När programvaran har laddats på hårddisken och skannern känns igen av systemet, placerar du dokumentet med framsidan nedåt på skannerskärmen och trycker på startknappen för att starta skanningen. Skannern arbetar på ett sätt som liknar en kopieringsmaskin och skapar en bild av dokumentet och arbetar från ena änden till den andra. När sidan är klar kommer det att vara möjligt att använda programvaran för att namnge det skannade dokumentet och sedan lagra det på datorns hårddisk. Alternativt kan det skannade dokumentet laddas på en CDR eller laddas upp till en server för lagring och hämtning.
Fördelarna med dokumentskanning är många. En, att skapa en elektronisk kopia av värdefulla dokument säkerställer att även i händelse av att originalet går förlorat, kan det återskapas genom att skriva ut den elektroniska kopian. För det andra kan värdefulla arkiv från tidigare år fångas och bevaras, eftersom dokumentavbildning skapar en kopia som inte bleknar, gulnar med åldern eller blir spröd med tiden. Sist, dokumentavbildning gör det mycket enkelt att dela kopior av pappersdokument med avlägsna platser.
Till exempel, om en säljare är utanför landet och behöver se en kopia av ett kundkontrakt, finns det inget behov av att dra på sig kostnaden för att göra en papperskopia och skicka den med en budtjänst. Istället kan det skannade dokumentet helt enkelt skickas via e-post eller placeras i ett nätverk som medarbetaren kan komma åt. Det som brukade ta dagar tar nu bara några minuter att utföra med dokumentavbildning.
Dokumentavbildning har förändrat hur många företag lagrar viktiga dokument, samt gjort det mycket lättare att hämta data vid behov. Oavsett om dokumenten består av bilder, kontrakt eller byggnadsscheman, bevaras bilderna på viktiga papper och finns tillgängliga när de behövs.