C-phone-enheter finns mestadels inom det medicinska området men finns också i brottsbekämpande och advokatbyråer. Det här är speciella telefoner som inte ringer vanliga samtal utan låter den som ringer diktera och spela in anteckningar. I andra änden av telefonlinjen lyssnar transkriberaren på anteckningen – till exempel en anteckning om en patients behandling eller schemaläggning – och skriver ner den. Transkriberaren måste göra anteckningar, så det är viktigt att C-telefonen är bekväm att använda. Båda sidor som använder C-telefonen måste slå samma nummer om och om igen, så snabbuppringning är användbart, liksom uppspelningsfunktioner; att telefonen kan fungera som en vanlig telefon ökar dess användbarhet.
Transkriberare, när de kontrollerar en C-telefons register, måste vanligtvis skriva ner anteckningar från läkaren eller annan professionell. Att vara bekväm när du skriver dessa anteckningar kommer att vara viktigt för att säkerställa att anteckningen är korrekt. Telefoner med headset eller högtalarfunktioner gör att transkriberaren kan använda båda händerna för att skriva eller skriva anteckningen utan att bli distraherad.
Båda sidor av konversationen, brännaren och transkriberaren, kommer att ringa liknande nummer om och om igen. Inspelaren kommer att slå ett nummer för att spela in hans eller hennes meddelande till en speciell inkorg, och transkriberaren kommer att slå samma nummer för att höra meddelandet spelas upp. För att säkerställa att ingen ringer fel inkorg och för att göra det enklare att komma åt inkorgen, kommer snabbuppringning att låta både brännaren och transkriberaren trycka på en enda knapp istället för att slå flera nummer.
Enkla meddelanden kommer sannolikt att vara lätta för en transkriberare att höra och skriva ner, men detaljerade meddelanden kan kräva flera uppspelningar, så möjligheten att spela upp ett C-phone-meddelande kommer att behövas. Detta hjälper också brännaren, ifall han eller hon vill försäkra sig om att inget missades i meddelandet. Återspolning hjälper också transkriberare och brännare att kontrollera delar av meddelandet utan att behöva spela upp allt igen.
Om transkriberaren fungerar som sekreterare, kommer en C-telefon som kan fungera som en vanlig telefon att hjälpa honom eller henne att utföra extra uppgifter för proffsen. Detta hjälper också brännaren, eftersom han eller hon kan spela in meddelanden och sedan ringa patienter och andra för att vidarebefordra meddelanden i realtid. Att ha riktig telefonfunktion hjälper inte till med inspelningsfunktionerna i en C-telefon, men det gör telefonen mer användbar överlag.