En kassabok är en journal, eller reskontra, där alla affärstransaktioner registreras. Själva kassaboken är vanligtvis organiserad i kronologisk ordning, och boken jämförs rutinmässigt med kontoutdrag för att säkerställa att boken är korrekt. Vissa företag använder två böcker – en för inkommande och en för utgående pengar. Det finns både fysiska och elektroniska former av den här boken, och vissa företag använder båda samtidigt. Kassaböcker används också för intern och extern revision, för att säkerställa att inga pengar går ut olagligt, och för att säkerställa att regeringen eller ett dotterbolag är korrekta.
Själva kassaboken är organiserad på ett enkelt sätt. Alla poster är kronologiska och skrivs vanligtvis i boken när transaktionen äger rum, eller strax efter att transaktionen är klar, så att boken är så korrekt som möjligt. För att se till att boken är korrekt kontrollerar chefer vanligtvis boken rutinmässigt, kanske en gång om dagen eller en gång i veckan, och jämför alla kontoutdrag för att säkerställa att inga transaktioner har missats och att inga transaktioner var bedrägliga.
För att hålla transaktioner åtskilda kommer vissa företag att använda två olika kassaböcker. En kommer att göras för alla inkommande pengar, medan den andra kommer att vara för utgående pengar. För ett företag med ett stort antal transaktioner kan detta vara idealiskt, eftersom det blir lättare att söka igenom transaktionerna för att jämföra poster med kontoutdrag.
När kassabokskonceptet startade fanns endast pappersböcker tillgängliga, men kassaböcker kan också vara elektroniska. En fysisk bok kan vara svårare att stjäla, eftersom en bok inte kan hackas, men den kan också ta mycket utrymme. En elektronisk bok tar liten plats och ger vanligtvis användarna verktyg och grafer för att bättre kunna registrera och presentera kassan. Många företag använder både fysiska och elektroniska böcker så det finns separata register, för att göra det svårare för en anställd eller chef att stjäla pengar.
Förutom att hålla reda på alla affärstransaktioner, är en annan viktig kassabokroll att fungera som ett revisionsverktyg. Revisioner kan vara antingen interna eller externa; en internrevision lanseras av företaget som innehar boken, och en extern revision lanseras av en annan enhet, såsom regeringen eller ett dotterbolag. Genom att kontrollera kassorna, jämföra journalerna med kontoutdrag och räkna den faktiska summan pengar i företaget kan chefer upptäcka bedrägerier eller missbruk av pengar. Att föra kassaböcker visar också att företaget är transparent, vilket oftast leder till mer förtroende för företaget.