En privat röstbrevlåda låter en person ta emot telefonmeddelanden när telefonen inte kan besvaras. En enda röstbrevlåda och en enda telefonlinje är ofta anslutna till varandra. Detta är den vanligaste typen av privat röstbrevlåda. I andra fall kan flera boxar vara anslutna till samma telefonlinje, vilket gör att ett antal personer kan ta emot sina meddelanden separat. En telefonsvarare kan också användas som en privat röstbrevlåda som låter människor behålla sin röstbrevlåda i sina hem eller på företag.
Den vanligaste typen av privat röstbrevlåda kopplar en telefonlinje till en röstbrevlåda. Denna typ av röstbrevlåda är ett vanligt inslag i mobiltelefoner. Uppringare kopplas ofta till röstbrevlådan om telefonen inte lyfts efter ett visst antal ringsignaler. Även om en röstbrevlåda kan arbeta med tusentals eller till och med miljontals klienter, hålls varje användares röstbrevlåda separat från de andra. Detta tillåter användning att komma åt sin privata röstbrevlåda men inte andra användares röstbrevlåda.
En annan typ av privat röstbrevlåda gör att flera konton kan kopplas till samma telefonnummer. Valfritt antal röstbrevlådor kan kopplas till ett enda telefonnummer, vilket gör att individer i en familj eller anställda i ett företag kan ta emot sina meddelanden separat från andra personer som kan nås på det numret. I de flesta fall nås dessa privata röstmeddelandekonton när en uppringare ringer en viss anknytning.
För det mesta hålls röstbrevlådan i digitalt format på en stor server. Dessa servrar hålls av röstbrevlådan och nås på distans av klienter som har privata röstmeddelandekonton. Detta gör att människor kan komma åt sin röstbrevlåda från en mängd olika platser och på en mängd olika sätt. Röstmeddelandeinformation kan också överföras till en individs dator, även om meddelanden nästan alltid först lagras på leverantörens servrar.
En telefonsvarare kan också betraktas som en typ av privat röstbrevlåda. Dessa maskiner är anslutna till fasta telefoner och kan ha en röstbrevlåda för alla användare av telefonlinjen eller kan dela upp meddelanden i individuella röstbrevlåda för de olika personer som använder linjen. En användare kommer vanligtvis åt meddelandena genom att trycka på knappar på själva maskinen, men det är också möjligt att komma åt meddelanden från telefonsvararen från en telefonlinje eller dator.