Den idealiska kvittoskannern skannar tydligt kvitton till en dator och kommer med programvara som låter dig organisera kvittonen eller överföra de skannade kvittonen till det program du väljer, oavsett om det är kalkylprogram eller finansprogram. När du letar efter en kvittoskanner, fundera över priset på skannern och om den är kompatibel med den typ av dator du använder. Andra viktiga överväganden är kvaliteten på den skannade bilden och användarvänligheten för både skannern och dess programvara.
En kvittoskanner gör att du kan minska mängden pappersarbete du håller på, eftersom den gör en kopia av ett kvitto och lagrar det som en bild på en dator. När du skannar kvitton kan du sortera dem efter typ, månad eller resa så att du snabbt kan hitta kvittonen när du ska förbereda en skattedeklaration eller göra en utgiftsredovisning för återbetalning. Vissa kvittoskannrar är designade för användning med en dator, medan andra är appar som du kan installera på en smartphone.
Bildkvaliteten är viktig när du väljer en kvittoskanner. Om du inte kan läsa det skannade kvittot är det av ringa värde. Vissa skannrar har problem med att läsa kvitton som är skrivna för hand eller som har blivit skrynkliga. Andra kan ha svårt att skanna kvitton som inte är tryckta i svart på vit bakgrund. Även om ingen skanner ger perfekta bilder hela tiden, leta efter en som kan hantera bleka eller färgade kvitton.
I vissa fall är kvittoskannern bara så bra som dess programvara. Leta efter kvittoprogram som rätar ut kvitton som skannar snett och som låter dig söka igenom skannade kvitton. Vissa program som medföljer kvittoskannrar kommer automatiskt att mata in data från kvittot, såsom belopp, skatt och köpt vara, förutsatt att skannern kan få en tydlig bild från kvittot och läsa informationen korrekt.
Om du använder en smartphone kanske du vill skaffa en skannerapp. Skannerappar använder kameran på din telefon för att ta bilder av kvitton. Du kan sedan e-posta bilden till dig själv och ladda upp den till ett kalkylblad eller annan programvara som du väljer. En app på din telefon eliminerar behovet av en extra utrustning och låter dig skanna kvitton när du är på språng. Telefonbaserade skannrar är också mycket billigare än separata skannrar och kan till och med vara tillgängliga gratis.