Kundreskontra är en redovisningsverksamhet som innebär mottagande av fakturor och betalning av räkningar. Programvaruapplikationer för kundreskontra är automatiserade verktyg som gör att ett företag kan använda datorteknik för att ta bort vissa manuella åtgärder från denna process. Olika typer av applikationer inkluderar elektroniskt fakturamottagande, flera fakturapaket för många leverantörer och elektroniska checkar och betalningsposter för att slutföra leverantörskonton. I de flesta fall omfattar programvaruapplikationer för kundfordringar allt, vilket innebär att ett programpaket hanterar alla dessa uppgifter. Modulära mjukvarupaket tillåter företag att lägga till bara en kundreskontramodul till befintlig programvara för att slutföra dessa funktioner.
Fakturor är vanligtvis ett dokument som validerar en transaktion, till exempel köp av varor eller tjänster. Istället för att ta emot pappersfakturor via post, kan kundreskontraprogram möjliggöra elektronisk överföring och mottagande av sådana dokument. Till exempel, att ladda ner en fil från en leverantörs webbplats direkt till kundreskontraprogramvaran gör det möjligt för individer att granska dokument och balansera konton genom mjukvarupaketet. Elektroniska uttalanden kan också fungera på liknande sätt, det vill säga nedladdningsbara från en webbplats. Detta sparar papper och förhindrar förlust av viktiga redovisningsdokument.
Få företag har bara ett fåtal leverantörer eller leverantörer från vilka de köper varor och tjänster. Därför har programvaror för kundreskontra funktioner som tillåter flera leverantörskontonummer och konton. Flera fordringskonton kan också vara nödvändiga för att gruppera leverantörer efter typ eller varor eller tjänster som erbjuds. Programvaruapplikationer för kundreskontra kan erbjuda stora uppdelningar av alternativ för att klassificera och hantera leverantörer och andra föremål. Många typer av mjukvarupaket möjliggör anpassning av systemet som används för att hantera fordringar.
Ett annat syfte med elektronisk bokföring är användningen av datorer och programvara för att eliminera vissa manuella uppgifter, såsom checkskrivning och balansering av konton. Till exempel, när ett företag slutför sina kundfordringar för en period, krävs checkar för att skicka ut för betalning, och konton måste rensas för att erkänna betalningarna. Programvarupaket för kundreskontra tillåter vanligtvis utskrift av checkar med hjälp av datorn; när de väl har skrivits ut bokför systemet även checkbetalningarna elektroniskt och slutför betalningarna. Vid denna tidpunkt behövs revisorer helt enkelt för att granska kontona, se till att de balanserar efter behov och säkerställa att inga fel finns. Det leder till en annan fördel för denna programvara: elektroniska rapporter som hjälper till att balansera kundreskontra i huvudboken.