Ett utkast till dokument är en preliminär version av ett skriftligt arbete. Den förbereds vanligtvis i affärssammanhang så att flera personer kan granska den och lägga till sina synpunkter innan dokumentet färdigställs. När det gäller professionella publikationer är ett utkast till dokument allt som ännu inte har gått igenom den slutliga redigeringsprocessen. På individnivå är ett utkast till dokument en skriftlig rapport när som helst innan det lämnas in för formell utvärdering.
När ärenden skrivs ut förutsätts i allmänhet att det som står på tidningen är skribentens formella ställningstagande i ärendet. Skriftliga handlingar har en särskild ställning enligt lagen och kan objektivt analyseras, eftersom det som skrivs och lämnas på en handling inte spontant kan förändras i form av en muntlig argumentation. Formaliteten i det skriftliga formatet, konsekvenserna av att skriva något och oförmågan att ändra en skriftlig handling när den väl har lämnats in har drivit fram behovet av utkastet.
Dokument som är markerade som utkast binder inte skribenten till det som finns på sidan. Utkast låter människor arbeta igenom innehållet i skrivandet, antingen författaren själv eller i samarbete med andra människor. Ett utkast till dokument kan genomgå olika omgångar av förändringar, vilket resulterar i olika utkastversioner. När utkastet till dokumentet har gått igenom processen för granskning och revidering är det färdigställt.
Vissa ordbehandlingsprogram har vanligtvis tagit itu med behovet av att utkast till dokument genomgår en process av granskning och revidering genom att låta författaren spara ett dokument som olika versioner. Detta gör det möjligt för skribenten att återgå till en tidigare version av utkastet om revisionsprocessen spårar ur dokumentets syfte. I företagsmiljöer är ordbehandlingsprogrammet uppkopplat via en server, vilket gör att personer som behöver granska utkastet kan checka ut det ur systemet, göra korrigeringar eller tillägg och checka in det igen som en ny version som andra kan se. Advokatbyråer är en typ av verksamhet som använder denna typ av utkast till dokumentsystem.
Den samarbetande granskningen och revisionsprocessen är så viktig att företag inom mjukvarutjänster använder Internets kraft för att göra det möjligt för människor att samtidigt se och redigera ett utkast till dokument på samma gång. Under den nätverksanslutna versionen av dokumentgranskningssystemet kan endast en person åt gången checka ut dokumentet. Med samarbetsprogram som körs över Internet kan ett dokument ses och redigeras av flera personer, alla samtidigt. Programvaran håller reda på vem som redigerar utkastet och håller ett nästan obegränsat antal tidigare versioner.