Två olika kriterier används för att beskriva en rekordtidning. I den första meningen är en rekordtidning en tidning som publicerar offentliga meddelanden, information som kan vara av intresse för ett samhälle, såsom resultatet av en omröstning i kommunfullmäktige, och juridiska meddelanden. I den andra meningen anses en rekordtidning vara en publikation med hög journalistik, som publicerar information som är viktig, viktig och intressant. Enligt den första definitionen är många tidningar inklusive den prestigefyllda New York Times inga rekordtidningar, även om de är kända för kvaliteten på sin journalistik. Faktum är att särskilt Times har uttalat sig om frågan och bett folk att inte hänvisa till det som en ”rekordtidning”.
De motstridiga definitionerna för en rekordtidning illustrerar de förändringar som nyhetsmedierna genomgår. Innan utbredd tillgång till omedelbar kommunikation ansåg många tidningar att de hade en offentlig skyldighet att publicera information som människor kan ha svårt att hitta på andra platser, även om den informationen inte var särskilt intressant eller om den bara gällde en liten del av samhället. En rekordtidning kan publicera utländska valresultat, till exempel för att säkerställa att de kommer in i det offentliga registret, med förutsättningen att denna del av tidningen kanske inte anses vara spännande av alla läsare.
Dessutom kräver många länder att juridiska meddelanden såsom avsikter att ändra äganderätten till ett företag ska publiceras offentligt, för att säkerställa att alla berörda parter får tillgång till denna information. En registertidning skulle publicera denna information och därigenom säkerställa att den distribuerades och fördes in i journalerna. Denna praxis är oerhört värdefull för släktforskare och historiker, som kan gå igenom gamla tidningar för att få information om människorna de studerar.
Många samhällstidningar runt om i världen kan fortfarande betrakta sig som traditionella tidningar som bland annat ger information om kommande möten med stadsstyrelsen, sportresultat från lokala skollag. Sådana tidningar publicerar också ibland ett sammandrag av regionala nyheter som de tror skulle vara av intresse för deras läsare, och en separat sektion avsätts för att publicera juridiska meddelanden.
Stora tidningar har dock övergett sin roll som ”rekordtidningar” och antar korrekt att deras läsare kan få sådan information från andra källor, såsom Internet. Istället har dessa publikationer lagt ett större fokus på spjutspetsjournalistik och rapporterat historier som andra tidningar inte tar upp. En del människor envisas med att kalla dessa publikationer för ”journalförda tidningar”, när den mer exakta beskrivningen kan vara ”anmärkningsvärd tidning”. Några välkända exempel på dessa typer av publikationer från hela världen inkluderar: The Australian, The Mail and Guardian (Sydafrika), The Irish Times, The Daily Telegraph (London), The Toronto Star (Kanada), The Hindustan Times (Indien). ), The New York Times, The Wall Street Journal, The Standard (Hong Kong), The Guardian (London), The Washington Post, Al Akhbar (Libanon), De Morgen (Bryssel), Le Monde (Frankrike), Die Welt ( Tyskland), och Aftenposten (Norge), bland många andra.