Ett brett utbud av verktyg för att spåra utgifter finns tillgängliga och människor kan behöva experimentera för att hitta en metod som fungerar för deras behov. Att vara villig att prova flera metoder och ha tillgång till testversioner av mjukvaruverktyg är till stor hjälp. Människor bör också överväga varför de spårar utgifter, eftersom detta kan hjälpa dem att hitta det bästa sättet att hantera sin ekonomiska journalföring. Verktyg utformade specifikt för skatter, till exempel, kan fungera annorlunda än de som är avsedda att hjälpa människor med budgetering.
Människor kan spåra utgifter med bokföringsprogram, inklusive en mängd integrerade produkter som kan göra saker som att hämta data från bankkonton. De kan också hantera sina utgifter manuellt, antingen genom att använda notationsfält i ett checkhäfte eller kontologg, eller föra en reskontra över utgifter. Vissa människor hittar en medelväg genom att använda ett verktyg som ett datorkalkylblad för att hantera utgifter så att de kan anpassa layouten och fälten.
Några saker att tänka på när du väljer en metod för att spåra utgifter inkluderar vilka typer av utgifter som spåras, varför och hur informationen kommer att användas. Att hålla reda på hushålls- kontra företagskostnader kan innebära olika behov, till exempel. En student kan spåra utgifter för att lämna in redovisning till en fond för återbetalning, medan en oberoende entreprenör kanske vill spåra utgifter i syfte att fastställa skatteavdrag i slutet av året.
Generellt är det tillrådligt att spåra utgifter när de uppstår eller med jämna mellanrum som t.ex. varje vecka, snarare än att intermittent backa och behöva hantera stora mängder data. För personer som har problem med detta kan ett program som kommunicerar med bankkonton vara till hjälp, eftersom all finansiell aktivitet på dessa konton kommer att importeras omedelbart och folk kommer att uppmanas att ange information, som att kategorisera en viss finansiell aktivitet. För personer som behöver behålla kvitton är det viktigt att ha ett medföljande system för att arkivera och organisera kvitton.
När människor spårar utgifter för ett specifikt ändamål, kanske de vill prata med en revisor om sina alternativ och det bästa sättet att hålla reda på sina utgifter. Detta kommer att förhindra att de behöver göra om arbetet igen senare; till exempel delas skatteavdrag upp i olika kategorier och att veta vad dessa kategorier är och vad som passar in i dem gör det möjligt för människor att klassificera utgifter korrekt första gången. På samma sätt bör personer som spårar utgifter för att uppfylla villkoren i ett avtal, till exempel studenter som står till svars inför sina föräldrar eller anställda som spårar utgifter för en arbetsgivare, prata med den andra parten om vad som förväntas utveckla ett ömsesidigt tillfredsställande system. Det kan finnas lagkrav för andra; en person som administrerar en förvaltningsfond måste till exempel uppfylla strikta rapporterings- och arkiveringskrav för att redogöra för hur fonden används.