En detaljfil är en datorfil som registrerar en händelse eller transaktion som har inträffat. Av denna anledning kallas det också en transaktionsfil. Detaljfiler är sammansatta av en serie informationsfält som utgör en datorpost. Fälten kan ofta användas för att söka igenom hela samlingen av detaljfiler som skapas. Detaljfiler har vanligtvis ett nyckelfält som kan användas som sökkriterium, såsom anställdsnummer, kundkontonummer, datum eller annan viktig information.
En samling detaljfiler eller transaktionsposter lagras och bearbetas av ett transaktionsbearbetningssystem. Varje detaljfil lagras under en viss tid i transaktionsbehandlingssystemet om den uppfyller en uppsättning kriterier för lagring. Till exempel kan transaktionsbearbetningssystemet vara programmerat att endast behålla en detaljfil som har en fullständig post där alla fälten innehåller giltiga data.
Varje detaljfil är en viktig del av information som måste hämtas och bearbetas av transaktionsbehandlingssystemet som en del av ett företags normala operativa rutiner. Till exempel kan en detaljfil innehålla information om en specifik finansiell transaktion. För att betalning ska kunna göras måste detaljfilen fångas upp och bearbetas. Filen skulle innehålla information om vem som ska betala, hur mycket som ska betalas och varför betalningen görs, samt eventuella andra fält som datorsystemet är programmerat att fånga.
Det finns flera egenskaper hos en detaljfil och transaktionsbehandlingssystem som är viktiga för att göra systemet effektivt. Detaljfilerna bör utformas för snabb bearbetning så att de kan överföras, bearbetas och lagras så snabbt som möjligt. Systemet som överför detaljfilerna bör vara tillförlitligt så att inga detaljfiler går förlorade eller felriktade. Detaljfiler måste standardiseras för att vara effektiva; att ha samma design för varje detaljfil innebär att transaktionsbearbetningssystemet kan behandla filen snabbt. Slutligen måste detaljfilerna endast vara tillgängliga under vissa omständigheter så att informationens integritet bibehålls.
Detaljfiler kan bearbetas på olika sätt. De kan bearbetas i en batch vid vissa förutbestämda tider varje dag, vecka eller månad. De kan istället bearbetas direkt eller i ”realtid”, till exempel under onlinetransaktioner. Medlen för att behandla filerna beror på verksamhetens behov och kundens krav och förväntningar.