När underhållsplaneringen inte görs effektivt kan det resultera i stora mängder slöseri med produktionstid och pengar. Det är underhållsplanerarnas skyldighet att utveckla metoder för att förhindra alltför stort avfall. Ett sätt detta kan göras är att underhållsplanerare kommer ihåg vad de har för ansvar. De bör också utveckla kompletta serviceordrar och underhålla bra historikfiler.
Erfarenhet tenderar att visa att underhållsplanering kan ha en av de största effekterna på ett företags budget. Många branschinsiders har noterat att även när underhållsplanerare är anställda påverkas budgetarna fortfarande alltför ofta negativt. En primär orsak till detta är att underhållsplanerare tenderar att vara upptagna med jobb som inte är deras.
Effektiv underhållsplanering kräver i allmänhet en individ som är engagerad och fokuserad på sina uppgifter. Att planera på ett sätt som minskar avfallet är inte en enkel uppgift. Det kräver en person att göra en hel del forskning, bedömning och beräkning. Det handlar också om att kommunicera och koordinera med andra. Detta jobb kan bli överväldigande när orelaterade uppgifter, såsom underhållsschemaläggning eller övervakning, antas.
Underhållsplanering är något som måste göras i god tid i förväg. Att vänta tills det finns sprickor eller större fel är ingen planering. Detta resulterar i en förlust av kontroll som kan bli kostsam. Istället är en bättre metod att ha planer som ser framåt i minst ett år, om inte 18 månader. Underhållsplanerarens förberedelser bör visas med en solid serviceorder, ett effektivt avstängningsschema och kompetenta historikfiler.
En serviceorder kan anses gedigen om den innehåller allt som behöver kommuniceras till alla som ska vara involverade i ett framtida underhållsarbete. Detta dokument kan ses av ledande befattningshavare, tekniker och revisorer. Därför bör det arbete som förväntas utföras tydligt beskrivas. Materialet som behövs för att slutföra jobbet bör inkluderas. Dessutom bör objekt som skisser, problemloggar och speciella instruktioner inkluderas.
Avstängningsschemat är viktigt för de fall då en anläggning eller väsentlig utrustning behöver stängas av under en period. Underhållsplaneraren bör kunna göra välgrundade gissningar om hur lång den perioden kommer att vara. Han bör också beskriva alla underhållsprojekt som ska göras under den tiden. Hans planering bör inkludera hur arbetskraften kommer att användas för att inte orsaka slöseri i detta avseende.
Många av de bedömningar som görs under underhållsplaneringen bör förlita sig på historikfiler. Dessa dokument bör ge grundliga detaljer om historiken för all utrustning. Detta kan inkludera eventuella underhållsmönster eller pågående problem. Dessa filer bör också kunna ge underlag för gissningar och forskning angående underhållstidslängder och kostnader.