Underhållsprotokoll är skriftliga anteckningar som ger dokumentation om underhållet av en viss utrustning. För det mesta när folk pratar om den här typen av register i en industriell miljö hänvisar de till de formaliserade rapporterna och filerna som förvaras av flottans ägare, industrianläggningsoperatörer eller andra affärsmän som är engagerade i någon form av arbete med maskiner. Att föra en adekvat logg över mekanisk service och reparationer i dessa scenarier anses vanligtvis vara god affärssed och kan också krävas enligt lag. Register är särskilt användbara vid underhållshantering eftersom de hjälper företag att se till att deras utrustning hålls i gott skick, och de erbjuder också ett sätt att hantera och spåra reparations- och förebyggande underhållskostnader.
Uppteckningar kan dock också användas av enskilda. Många människor för detaljerade register över personligt bilunderhåll och kan också registrera service som utförs på hushållsapparater som luftkonditioneringsenheter och reservgeneratorer. Detta kan effektivisera nödvändiga reparationer och kan också göra återförsäljningen mycket smidigare.
Varför de hålls
Oavsett inställningsspecifika förhållanden är hantering av underhållsjournaler ofta viktig av ett antal anledningar. Till exempel kan ett underhållsschema vara ovärderligt för att hjälpa servicetekniker med att diagnostisera upprepade problem med en maskin eller ett fordon. Dessutom hjälper goda register avdelningschefer, anställda och även ibland individer att säkerställa att en utrustning fungerar i linje med tillverkarens garantier. De kan också hjälpa företag att spåra när en utrustning behöver genomgå förebyggande underhåll.
Det finns också en värdegrund till allt detta. Att hålla maskiner i gott skick är ett av de bästa sätten att skydda den som en investering, och att dokumentera att vård kan göra utrustningen mer önskvärd om den någonsin säljs eftersom det finns bevis på att den har fått korrekt service. Detta gäller såväl företag som privatpersoner. Försäljning av begagnade bilar är ett bra exempel – människor som kan bevisa med detaljerade register hur ofta deras bilar underhållits och servas kan ofta få ett högre pris än människor vars bilar ser ut att fungera bra, men kommer bara med muntliga löften.
Noggranna journaler kan också vara en buffert mot ansvar. Om ett företag blir stämt på grund av en felaktig utrustning kan detaljerade register vara avgörande för att stödja företagets fall och visa att det till exempel förekom due diligence.
Huvudelement och grundläggande krav
Personliga register är vanligtvis de enklaste att föra och är vanligtvis lite mer än en fil som innehåller kvitton och diagnostiska rapporter om fordonsoljebyten, service och reparationer. Resultaten av eventuella säkerhetsinspektioner eller utsläppstester ingår vanligtvis också. Den här typen av rapporter kan vara ganska informella; huvudtanken är att föra en logg över vad som hände med maskinen och när. De kan vara så enkla som en anteckningsbok som förvaras nära maskinen eller ett digitaliserat kalkylblad med inskannade rapporter och specialanteckningar.
Processen för att utveckla en affärsorienterad underhållsjournal är ofta lite mer formaliserad. Först kommer företaget i allmänhet att göra en inventering av all sin utrustning. Alla föremål som behöver inspekteras eller repareras regelbundet bör inkluderas på denna lista och tilldelas ett spårningsnummer. Underhållsprogramvara kan visa sig vara värdefull för att hjälpa företag att organisera all denna information. Oavsett om data dokumenteras elektroniskt eller i pappersform, anses det allmänt vara god praxis att förvara en säkerhetskopia någonstans i fall att data går förlorade eller av misstag förstörs.
uppdateringar
Efter att inventeringen har slutförts behöver journalerna helt enkelt uppdateras närhelst arbete utförs. Generellt ska journalerna dokumentera vilken typ av arbete som utförts och när det utfördes samt vem som faktiskt utförde det. När någon inspektion eller testning av utrustning äger rum, bör protokollet återspegla om inspektionen eller testningen följde tillverkarens riktlinjer och företagets driftsprocedurer. Kostnader för arbete och delar kan också dokumenteras för att hjälpa avdelningarna med budgetprognoser.
Fabriksinställningar
Användningen av underhållsjournaler är särskilt viktig i en fabriksmiljö, där ett stort antal dyra maskiner används dagligen. Dessa register kan hjälpa till att säkerställa att lämpligt underhåll av utrustning eller anläggningsunderhåll har slutförts så att anläggningens drift kommer att fungera smidigt. Till exempel kan en underhållslogg som beskriver eventuella reparationer eller underhåll förvaras på en fabriksmaskin. Denna logg kan hjälpa till att undvika olyckor eller nedläggningar av anläggningar till följd av defekt utrustning.
Användning för fordon och flyg
Loggar är också en väldigt vanlig del av underhåll av flottan. Företag som leasar eller äger stora grupper av lastbilar behöver till exempel ofta hålla koll på vilka fordon som ska repareras eller potentiellt är i behov av service innan de skickas ut på långa resor eller leveranssamtal. Detsamma gäller för operatörer av flygplansflotta; flygbolag och kommersiella jetbolag är ofta skyldiga enligt lag att hålla noggranna register över alla rutintjänster och reparationer, eftersom detta kan hjälpa till att förhindra olyckor och problem under flygningen.