Företag och företag av alla slag kräver vanligtvis material, produkter och hjälp från externa leverantörer för att utföra sina primära funktioner. Beslut måste fattas om hur sådana varor och tjänster kommer att förvärvas och under vilka villkor de kommer att erhållas. En inköpschef är en person som anlitas av företag eller andra organisatoriska enheter för att utföra sådana kontrakts- och inköpsfunktioner. Även om ansvarskänslan i denna typ av roll kan variera beroende på det anställande företagets karaktär, kommer en typisk inköpschef att identifiera lämpliga leverantörer, förhandla kontrakt, koordinera transporter och förutsäga framtida företagsbehov.
Ett primärt mål för varje inköpschef är att säkerställa råvaror, varor eller tjänster av högsta kvalitet till bästa möjliga priser. Detta kräver kontinuerlig övervakning av marknadsförhållanden och branschtrender. Bland de överväganden som inköpschefer måste analysera är materiallager, global efterfrågan och leverantörskvalitet. För att fatta de mest fördelaktiga förvärvsbesluten måste en kunnig inköpschef hålla sig à jour med leverantörsinnovationer, besöka leverantörsanläggningar och delta i mässor. När föredragna leverantörer har identifierats kan avtalsförhandlingar inledas.
Det är inte ovanligt att inköpschefer bär mer än en hatt inom ett företag. Många inköpsproffs har också ledningsansvar inom marknadsföring, logistik, prognoser och tillverkningsprocesser. Potentialen för expansion utöver den traditionella arbetsbeskrivningen för inköpschefen tyder på att fortsatt utbildning och specialiserad legitimation är avgörande för framgången för yrkesverksamma inom detta område. Några av de beteckningar som finns tillgängliga i inköpssfären inkluderar certifierad yrkesman inom försörjningshantering, certifierad professionell inköpschef, ackrediterad inköpare och certifierad leverantör av leverantörer.
Inköpschefer är anställda av ett brett spektrum av företag och statliga enheter och har därför varierande arbetsmiljöer. De som arbetar för traditionella företag och organisationer tycker vanligtvis om relativt konventionella kontorsmiljöer. Proffs anställda av stora tillverkare kommer sannolikt att resa internationellt regelbundet på jakt efter de allra bästa materialen till det mest konkurrenskraftiga priset. Interaktion med andra affärsenheter inom organisationen eller företaget kan också vara nödvändigt för att förstå exakt vilka typer av varor, råvaror eller extern assistans som bäst skulle underlätta företagets övergripande mål. Framgångsrika inköpschefer måste också skaffa sig avancerad kunskap om förhandlingsteknik och avtalsrätt så att de förvärv de övervakar fungerar till sin arbetsgivares bästa fördel och genererar ökad effektivitet och vinst.