En ledningsassistent, även känd som en verkställande sekreterare, ger assistans till en eller flera chefer på högre nivå. Denna person kan stödja VD, VD, vice VD eller avdelningschef inom en organisation. Arbetsuppgifterna kan vara relaterade till administrativa funktioner som är specifika för ledningens och organisationens behov. Arbetsansvar för en person i denna position går vanligtvis utöver allmänna kontorsfunktioner för att involvera komplexa uppgifter som analytisk forskning och rapportförberedelse. En ledningsassistent kan också övervaka annan kontorist inom organisationen.
En person anställd i denna tjänst ansvarar för att sköta de administrativa funktionerna för antingen en eller flera ledande befattningshavare. Det administrativa ansvaret som befattningshavaren ansvarar för inom organisationen tilldelas vanligtvis denna person. Mycket av detta administrativa stöd inkluderar att förbereda memon, e-postmeddelanden och annan korrespondens för chefens räkning. Denna person har ett arkivsystem, svarar på telefonsamtal och dirigerar meddelanden. Ytterligare uppgifter kan innebära att sortera post och fax.
Att utföra ansvar effektivt kan kräva att du har goda organisatoriska färdigheter och förmåga att utföra flera uppgifter. Den verkställande sekreteraren kan vara ansvarig för att organisera möten och konferenser. Detta kan också kräva samordning av flera scheman och hantering av alla detaljer som hör till mötet. I allmänhet är att förbereda agendan och beställa måltider eller förfriskningar också en del av denna persons ansvar.
När chefen måste resa i affärer är chefsassistenten vanligtvis ansvarig för att ordna flygbolag, biluthyrning och hotell vid behov. Han kommer ofta att hålla chefens kalender och hålla chefen medveten om dagliga och kommande möten, möten och företagsrelaterade resor. Han kommer vanligtvis att förbereda presentationsmaterial för sin chef som är kopplat till mötena.
Mycket av de administrativa uppgifter som tilldelas ledningsassistenten beror på vad befattningshavaren är villig att delegera. Detta kan leda till mer komplexa uppgifter utöver de grundläggande kontorsuppgifter som vanligtvis krävs för någon som hjälper en annan person. Ett exempel på dessa komplexa uppgifter är att förbereda och distribuera rapporter.
Kunskaper om datortillämpningar med medel eller avancerade färdigheter är vanligtvis avgörande för att utföra uppgifter med minimal övervakning. Ledningsassistenten kan också leda speciella projekt relaterade till hela organisationen och underhålla databaser. Beroende på företagets storlek kan HR-generalistuppgifter också vara en del av hans dagliga ansvar.
Ett annat ansvar för vissa ledningsassistenter kan också innebära att handleda lägre tjänstemän i organisationen. Detta kräver att du har ledarskapsförmåga och ledningsförmåga. Det är möjligt att assistenten måste planera, tilldela och övervaka arbetsflödet för kanslipersonalen inom avdelningen. Tillsammans med övervakningen är assistenten vanligtvis den som går till väga för den dagliga kontorsverksamheten när det gäller kontorsutrustning eller byggnadsunderhållsfrågor.