En administrativ assistent kan ha många olika uppgifter i en kontorsmiljö, beroende på ett antal faktorer, inklusive storleken på kontoret och antalet andra anställda. Men många administrativa assistentuppgifter är desamma i alla miljöer. Dessa kommer att innefatta, på den mest grundläggande nivån, att hjälpa din arbetsgivare med dagliga kontorsuppgifter.
Vanligtvis inkluderar administrativa assistentuppgifter sådana uppgifter som att svara i telefoner och förflytta samtal, ställa in möten, svara på frågor, hälsa på kunder eller klienter när de kommer till kontoret och att hålla kontoret rent och snyggt. Andra uppgifter kan inkludera att fylla i eller förbereda dokument, arkivera dokument, sortera post och föra register. Administrativa assistenter är i allmänhet alltid skyldiga att vara skickliga i olika ordbehandlings- och budgetprogram, så det krävs i allmänhet goda datorkunskaper, tillsammans med förmågan att skriva minst 50 ord per minut.
Den administrativa assistenten är i allmänhet den första personen de flesta kommer att se när de kommer in på kontoret, så det är viktigt att vara vänlig, artig och professionell. Diskretion och respekt är andra viktiga personlighetsdrag. En administrativ assistent interagerar med många människor under dagen när de tar emot samtal, postar viktiga dokument eller paket eller hjälper kunder, så förmågan att utföra flera uppgifter är avgörande. I en större kontorsmiljö kan ett större antal administrativa assistentuppgifter krävas.
Några av dessa extra uppgifter kan inkludera att övervaka andra anställda, koordinera och driva personalmöten, upprätthålla en kontorsbudget, inventera och beställa kontorsmaterial och se till att alla nödvändiga uppgifter slutförs i tid. En administrativ assistent kan också ansvara för att anställa och utbilda ny kontorspersonal samt att hålla ett schema för andra på kontoret. Administrativa assistenter kan också bli ombedd att lära sig att hantera branschspecifika uppgifter för arbetsgivare som advokatbyråer, medicinska kontor eller bank.
En bra administrativ assistent kommer att vara en som kan jonglera med de många administrativa assistentuppgifterna samtidigt som du ser till att allt arbete slutförs i tid. Vissa administrativa assistenter är allmänna assistenter för hela kontoret, medan andra är specialiserade på specifika områden, såsom ekonomi eller marknadsföring. En karriär som administrativ assistent kan vara lukrativ och givande och erbjuder generellt många förmåner som hälsofördelar och relativt jämna timmar. En administrativ assistent kan arbeta heltid eller deltid, beroende på kontorets behov.