En chefsassistent ägnar sin karriär åt att hjälpa en företagstjänsteman, vanligtvis genom att tillhandahålla en kombination av professionell rådgivning och administrativt stöd. Medan ansvaret förknippat med arbetet varierar beroende på vilken kultur som råder i ett visst företag, finns det några grundläggande uppgifter som alla assistenter utför. De flesta av dessa är relaterade till sekreterararbete, schemaläggning och kontakthantering. Många chefer behandlar sina assistenter som deras go-to-folk för idéer, rekommendationer och konfidentiell hjälp, och de hjälper till med allt från fotokopiering till pressträffar.
Hierarki
Företag med chefsassistenter tilldelar vanligtvis en assistent per chef. Assistenten ansvarar för att sköta uppgifter som delegeras av den befattningshavare som fungerar som hans eller hennes närmaste chef. I många fall har assistenterna skrivbord precis utanför sina chefskontor, för att vara så tillgängliga som möjligt.
Verkställande assistenter svarar vanligtvis endast till sin namngivna överordnade. De fungerar som denna persons förtrogna och kontorsassistent. Allt som chefen behöver göras gör assistenten. De kan följa med sin chef till affärsmöten och är ansvariga för att få information om andra deltagare. Beroende på chefens behov kan assistenter också följa med på företagsresor. I denna egenskap är assistenten vanligtvis ansvarig för att hantera befattningshavarens schema, arrangera möten och se till att han eller hon har läst rätt informationsmaterial och är redo att göra alla nödvändiga presentationer eller anmärkningar.
Tjänsteplikter
Allt med jobbet är inte lika glamoröst som resor och högprofilerade möten. Många av en verkställande assistents dagliga uppgifter är kontorsmässiga. Assistenter är vanligtvis ansvariga för att hantera sin chefs pappersarbete. Detta inkluderar post, korrespondens mellan kontor och grundläggande arkivering. Assistenten kan också kallas för att hantera en kalender, hålla reda på mötestider, officiella möten och viktiga kontakter.
Ledningskrav
Beroende på företagets struktur och storlek kan en chefsassistent ha en eller flera egna assistenter för att hjälpa till med arbetsbördan. Dessa är vanligtvis sekreterare eller mer kontorskollegor på nybörjarnivå. Den verkställande assistenten ansvarar vanligtvis för att sköta sina uppgifter och delegera uppdrag till dem vid behov.
I de flesta fall har företagsledaren lite eller inget att säga till om över den sekretariatsstruktur som hans eller hennes assistent inrättar. Beslut om disciplin, beröm och höjningar överlåts ofta till assistentens gottfinnande, ofta i samråd med företagets personalavdelning.
Utbildning och erfarenhet
Att säkra ett jobb som chefsassistent kräver vanligtvis en kombination av utbildning och praktisk erfarenhet. I allmänhet förväntar sig chefer att deras assistenter är experter på företagets policyer och rutiner samt skickliga i grundläggande kontorsfunktioner. Det är inte ovanligt att en anställd blir chefsassistent efter att ha arbetat i en annan befattning inom företagsstrukturen. Många lägre nivå sekreterare, till exempel, gå vidare till exekutiva assistent-status efter flera år av starka jobb prestationer.
De flesta företag föredrar att assistenter har en examen av något slag. Kurser i ledning, mänskliga resurser eller till och med sociologi kan vara fördelaktigt, men vanligtvis räcker det att bara ha en examen i något. Anställningschefer för företag ser ofta högskoleutbildning som mer ett tecken på prestige och övergripande intellekt än som en källa till specifik jobbrelaterad kunskap.
Detta är dock inte att säga att en högskoleexamen krävs för att bli en verkställande assistent. I många fall är erfarenhet viktigare än formell utbildning. Även om det kan vara svårt att bli anställd på chefsnivå omedelbart efter gymnasiet, kan någon med endast en gymnasieexamen som har tillbringat ett antal år som medlem av supportpersonalen i en företagsmiljö vara den mest övertygande kandidaten. Företag är ofta mer intresserade av hur väl en kandidat kan utföra jobbet än de skolor som nämns på ett CV.
Prestige och fördelar
Verkställande assistenter brukar anses vara något elit, åtminstone när det kommer till stödpersonal. De tenderar att ha privilegier som inte delas av andra administrativa assistenter, både vad gäller resurser och lön. I vissa företag kan en chefsassistent med en lång anställning vara berättigad att delta i pensionsprogram eller andra förmåner som inte är tillgängliga för anställda i mindre befattningar.
Relation till personliga assistenter
I vissa fall kan exekutivassistenter också utföra vissa personliga uppgifter, som att hämta kemtvätt eller göra semesterarrangemang för ett familjedjur. Detta är dock inte normala arbetsförpliktelser. För det mesta är den här typen av icke-kontorsjobb en personlig assistents uppgifter. Det kan vara lätt att blanda ihop personliga och verkställande assistenter, även om arbetet de gör är tekniskt distinkt. En chefsassistents enda officiella roll är att hjälpa en överordnad att lyckas på jobbet. En personlig assistent, å andra sidan, är vanligtvis ansvarig för att hjälpa en viktig person att organisera sitt liv generellt, både personligt och professionellt.