EHR-konsulter ger hälso- och sjukvårdsorganisationer råd om datorsystem som gör det möjligt för dem att uppfylla kraven på elektronisk vårdjournal. Vissa nationella regeringar kräver nu att hälsovårdens register över patienter lagras elektroniskt. Denna förordning berör läkare, sjukhus, hemtjänstcentraler och alla andra typer av hälso- och sjukvårdsorganisationer. EHR-konsulter analyserar och bedömer en organisations nuvarande arkiveringssystem och gör rekommendationer för hårdvara och mjukvara baserat på organisationens individuella behov.
Tidigare fördes patientjournaler på papper och arkiverades på plats. Om patienter flyttade till en annan läkare eller sökte tjänster från ett nytt sjukhus var deras journaler ofta inte lättillgängliga. En elektronisk patientjournal, å andra sidan, kan nås från ett gemensamt nätverk och hjälper vårdgivare att tillgodose patientbehov på rätt sätt. Eftersom hälso- och sjukvårdsorganisationer inte är specialiserade på IT-system behöver de konsultera externa parter som har expertis inom detta område.
EHR-konsulter är specialiserade på att hjälpa hälsovårdsorganisationer att hitta och implementera ett lämpligt system. För att göra detta kommer konsulten att samla in bakgrundsinformation om företaget, inklusive historia, strategi, kultur och aktuella policyer och procedurer. Beroende på vårdorganisationens budget och nuvarande arbetsfunktioner kommer EHR-konsulter att rekommendera flera produkter. De spenderar ofta en hel del tid på att intervjua anställda i organisationen för att få en känsla för hur de är organiserade och vad organisationen vill åstadkomma. EHR-konsulter fokuserar på att hjälpa beslutsfattare i en vårdorganisation att utvärdera en mängd olika alternativ.
Konsulter kommer att försöka ge en rad opartiska rekommendationer och hjälpa till med beslutsprocessen. Etiska EHR-konsulter kommer att informera organisationen om de olika fördelarna och nackdelarna med varje tillgängligt alternativ. De kommer också att förse beslutsfattare med totala kostnader och en beräknad avkastning på investeringen. Till exempel kommer en liten läkarmottagning med en plats som har ett befintligt datorsystem förmodligen att få en rad rekommendationer som inkluderar flera mjukvarupaket och eventuellt en som inkluderar en uppgradering av hårdvaran.
Vanligtvis kommer konsulter också att tillhandahålla utbildning och implementeringshjälp för det nya systemet. Eftersom vårdorganisationens personal kommer att behöva gå över till nya procedurer och program, kan EPJ-konsulter delta i inledande utbildningssessioner som lär anställda hur man får ut det mesta av det nya systemet. De kan också utbilda organisationen om statliga föreskrifter och hur programvaran gör dem kompatibla med dessa.