En affärsprocessspecialist utvärderar effektiviteten i affärsprocesser och ger förslag på förbättringar. Förbättringar kan omfatta företagsomfattande scenarier eller specifika frågor på personalnivå. Oavsett om det är storskaligt eller litet, förväntas processförbättringar öka företagets resultat. För att uppfylla detta primära syfte är dessa specialister skickliga på att analysera, kvantifiera och på annat sätt mäta produktivitet.
Förbättringar är nödvändiga när det finns en processsvaghet, ett brott i kedjan. Den svaga länken betyder bortkastad tid eller resurser. Processsvaghet är dock inte den enda situationen som kräver en expert. När kundernas behov förändras kan en specialist hjälpa företaget att förändra sina processer för att matcha den utvecklande kundprofilen.
För att utvärdera affärsprocesser samlar affärsprocessspecialisten in meningsfull information från företagets anställda på många nivåer – från företagsägare till mellanchefer till nybörjaranställda. Efter dokumentation och kvantifiering avgör specialisten vilka processkomponenter som uppvisar lägre produktivitet än önskat. Specialisten definierar sedan de specifika frågor som ska åtgärdas.
Att upptäcka företagets problemområden är bara en del av jobbet. Specialisten ska sedan utforma en metod för att lösa problemen. Detta kräver ofta kunskap om teknik eller specifik industrirelaterad information.
Beroende på företaget kan affärsprocessspecialisten behöva göra mer än att utvärdera och tillhandahålla lösningar. Vissa företag ber specialisten att implementera lösningarna – en begäran som vanligtvis kräver tekniska färdigheter och projektledningsförmåga. Dessutom kan specialisten bli ombedd att utföra testning av den nya processen för att säkerställa dess framgångsrika implementering.
Vissa företag ber affärsprocessspecialisten att delta i utbildningen av anställda att använda de nya lösningarna effektivt. Utbildning kan innefatta utveckling av utbildningsmaterial och kommunikation av utbildningsinformation i klassrummet eller online-instruktionssessioner. Detta är ett sätt att se till att alla får samma budskap under samma utbildning.
Affärsprocessspecialister är inte alltid interna anställda; de kan vara konsulter. Förbättring av outsourcingprocesser är inte ovanligt. Alla företag som erbjuder affärsprocessanalys och lösningsimplementering bör verkligen ha en god förståelse för kunskapshantering och informationsteknologi, såsom livscykler och metoder.
Affärsprocessspecialisten är bäst utrustad med en kompetensuppsättning som inkluderar strategisk planering, problemlösning, arbetsflödesanalys, processdesign, projektledning, teamledarskap, relationshantering, kommunikation, samarbete, dokumentation, kvantifiering och analys. En specialist är inte alltid skyldig att ha en magisterexamen i företagsekonomi (MBA), men affärsutbildning och tvärfunktionell erfarenhet bör vara till hjälp.