En utskrift är ett register över en elevs prestationer och historia vid en viss akademisk institution. Utskrifter används för en mängd olika ändamål, och de kommer oftast upp när studenter ansöker om avancerade utbildningsmöjligheter och antagningskommittén begär utskrifter. För att få en kopia av en utskrift kan en elev lämna in en begäran om utskrift till registratorn på hans eller hennes skola.
Som ett minimum innehåller utskriften studentens namn vid tidpunkten för närvaron, tillsammans med datum för närvaro, alla klasser studenten tog, betygen han eller hon fick, beviljad examen och studentens kumulativa medelbetyg (GPA) ). Avskrifter kan också indikera eventuella mottagna akademiska utmärkelser, klassrankning och andra anteckningar som kan vara av intresse för personer som granskar utskriften.
När en elev drar sig ur en klass eller får en ofullständig, kommer detta att återspeglas på utskriften. Om en student är placerad på akademisk prövotid eller är på annat sätt disciplinerad, kan detta också ingå i utskriftsprotokoll. Avskrifter kan också innehålla anteckningar för att indikera att studenten ansökte om akademisk förnyelse för att radera dåliga betyg från posten.
När det gäller skolor som tillhandahåller narrativa utvärderingar från instruktörer kan en utskrift bli mycket lång och involverad. I skolor där detta inte är ett alternativ är dokumentet mycket mer kortfattat. Berättande utvärderingar är ett ämne för kontroverser i vissa skolor, med vissa människor som hävdar att de ger en mer komplett bild av en elev än en lista med betyg, medan andra tyder på att det tar tid att läsa igenom narrativa utvärderingar och att elever kan lida som en resultat när antagningsgrupper tittar över dessa utvärderingar snarare än att ta sig tid att granska dem.
Studenter kan få officiella eller inofficiella utskrifter. Inofficiella utskrifter är helt enkelt utskrifter av elevens journal, utan skolans sigill, och de används vanligtvis för personlig referens. Officiella utskrifter stämplas av registratorn för att indikera att de är fullständiga, och de kan också tillhandahållas i förseglad form. Om förseglingen är bruten är utskrifterna inte längre giltiga. Officiella utskrifter begärs vanligtvis av antagningskommittéer och arbetsgivare så att studenter inte frestas att doktorera sina akademiska dokument.
Vissa skolor kan tillhandahålla utskrifter gratis, ibland med en livstidsgräns för gratis utskrifter. Andra tar ut en liten avgift för att generera dokumenten och skicka ut dem. När studenter lämnar in en utskriftsbegäran ska de inkludera sina namn vid deltagandet, deras datum för närvaro, deras student-ID, adressen till vilken utskriften ska skickas och om det behöver vara officiellt eller inte. Begäran ska även vara undertecknad av studenten.