Den övergripande rollen för en inköpskoordinator är att köpa produkter och tjänster till sitt företag eller organisation. Detta kan innefatta att identifiera och undersöka potentiella leverantörer, förbereda förfrågningar om förslag (RFP) för leverantörer, granska förslag och förhandla om priser och villkor. Inköpssamordnare tar emot förfrågningar om specifika produkter eller tjänster som behövs i organisationen och får sedan prisofferter för dessa produkter eller tjänster. De förbereder och lägger inköpsorder hos leverantörer och spårar beställningar för att säkerställa att de tas emot.
Att ta emot produkter och tjänster i tid är mycket viktigt för organisationer, särskilt tillverkare som förlitar sig på leverantörer för att leverera delar så att de kan bygga sina egna produkter. Inköpssamordnaren ska se till att leverantörer levererar i tid och lösa problem med leverantörer när leveranserna är försenade. Inköpskoordinatorer löser även problem när inköpsorder tas emot med skadade varor, sämre produkter eller andra problem. Att arbeta i denna roll kan ibland innebära betydande mängder resor till leverantörsplatser, särskilt när man söker efter leverantörer och förhandlar kontrakt. Inköpssamordnare förväntas ofta hjälpa till att minska kostnaderna för sina organisationer genom att förhandla fram bättre kontrakt och priser med leverantörer.
Inköpssamordnare kan köpa produkter och tjänster för användning av sina egna organisationer, eller så kan de köpa grossist- eller detaljhandelsprodukter för att sälja vidare. En inköpskoordinator som arbetar för en stor organisation med många inköpsanställda kan vara ansvarig för specifika inköpsområden, som att utveckla offertförslag eller lägga beställningar. I mindre organisationer kan inköpskoordinatorn vara ansvarig för alla aspekter av inköpsprocessen. I mycket små organisationer kan inköpsfunktionen vara en roll bland flera som innehas av samma person.
Att hantera lager för företaget eller organisationen kan vara en annan del av inköpskoordinatorjobbet, vilket kan innebära att man använder datordatabaser för att spåra lagernivåer. Att prognostisera när och hur mycket man ska köpa kan vara en del av hanteringen av lagernivåer. Inköpssamordnare skapar även statusrapporter och presentationer relaterade till inköp. De kan också få i uppdrag att leta efter sätt att förbättra inköpsprocesser och procedurer. Att dokumentera processer och rutiner kan också ingå i rollen som inköpssamordnare.
Inköpskoordinatorer kallas ibland inköpsagenter, köpare eller andra liknande titlar. Att bli en inköpskoordinator kan kräva allt från ett gymnasieexamen till en kandidatexamen, beroende på arbetsgivarens krav. God kommunikationsförmåga för att förhandla kontrakt, stark analytisk förmåga att välja leverantörer och se över avtalsvillkor samt stark beslutsförmåga är viktiga egenskaper för inköpssamordnare. Att vara bekväm med att arbeta med siffror och ha god datorvana är också till hjälp.