Arbetsgivare som accepterar ansökningar om medicinska receptionistjobb ber normalt arbetssökande att skicka in ett CV och ett personligt brev. Medan brev varierar beroende på de specifika arbetsuppgifterna, bör ett följebrev för medicinsk receptionist kortfattat förklara varför en viss kandidat är kvalificerad att fylla en specifik jobböppning. Ett följebrev för medicinsk receptionist bör innehålla en del men inte alla av samma information som ett CV, men det bör också innehålla en förklaring om hur den arbetssökande kom för att få reda på jobbet.
Den första informationen som visas på ett följebrev bör vara författarens namn, adress och kontaktinformation inklusive ett telefonnummer och eller en e-postadress. Vanligtvis bör ett följebrev för medicinsk receptionist innehålla en formell hälsning som ”Till vem det kan röra sig om” även om i vissa kulturer är mindre formella hälsningar lämpliga, särskilt om skribenten känner till namnet på den rekryterande chefen. Dessutom innehåller de flesta följebrev en formell avskrivning och medan brev vanligtvis är maskinskrivna, bör ett följebrev innehålla den arbetssökandes faktiska underskrift.
Receptionister ansvarar för att svara på korrespondens, schemalägga möten och sköta andra grundläggande administrativa uppgifter. Därför bör ett följebrev för medicinsk receptionist kortfattat beskriva alla sekreterar- eller kontorsadministrativa kurser som författaren har genomfört. Sökanden kan också kort nämna några av de programvarupaket som han eller hon tidigare har använt. Om en sökande har tidigare erfarenhet av receptionist eller administrativ erfarenhet kan uppgifter om den arbetshistoriken, inklusive antal år anställd i en sådan roll och vilken typ av arbete det handlar om, också nämnas.
I vissa fall måste receptionister skriva ut medicinska recept och många personer som är anställda i dessa roller måste regelbundet ha kontakt med farmaceuter och sjukförsäkringsleverantörer. Många medicinska företag föredrar att anställa personer som har viss kunskap om medicinska procedurer. I vissa fall kan en receptionist till och med ha behövt genomföra en specifik medicinsk relaterad utbildning. Uppgifter om sådan yrkesutbildning bör alltid anges i huvuddelen av följebrevet.
Det sista stycket i ett följebrev för medicinsk receptionist är den punkt då många väljer att lista sina personliga egenskaper. Någon som söker en sådan roll kanske vill nämna organisatoriska eller interpersonella färdigheter, eftersom det är egenskaper som många arbetsgivare söker hos en receptionist. Många rekommenderar att man avslutar ett följebrev med ett presumtivt avslutande uttalande som tyder på att rekryteringschefen kommer att kontakta den sökande inom en snar framtid. Andra personer föreslår att man använder ett mindre framåtriktat avslutande uttalande; i stället anger att han eller hon är hoppfull om att höra från rekryteringschefen.