Evenemangsplanering innebär att organisera och arrangera alla de många detaljerna som ingår i ett evenemang, till exempel en affärskampanj, födelsedagsfest eller insamling. Branschen har vuxit enormt under de senaste 10 till 15 åren, och nyare forskning visar att nästan 500 miljarder US-dollar (USD) spenderas varje år på planerade evenemang runt om i världen. Denna tillväxt beror på förbättrad ekonomi och trenden mot att företag lägger ut sina mötes- och planeringsfunktioner på entreprenad.
Många olika affärs- och sociala tillfällen kan dra nytta av detaljplanering. Varje evenemang kan komma under en rubrik, till exempel firande, erbjudanden, minnesmärken eller utbildning. Firandet kan omfatta parader, bröllop, födelsedagar och årsdagar. Reklamevenemang kan vara politiska möten, produktlanseringar och modevisningar. Åminnelseevenemang inkluderar medborgarevenemang och minnesmärken. Utbildningsevenemang kan vara möten, examen och konferenser.
Arrangörer måste hantera flera uppgifter för att göra evenemanget framgångsrikt. En planerare kan vara inblandad i att hitta en plats för evenemanget, skapa en design för det och bedriva forskning om de personer som efterfrågar evenemanget. Eventplanering innebär också att ordna inredningen, maten och förberedelserna för underhållning. Att skicka ut inbjudningar och ordna boende kan också vara ett planerarens ansvar. Hans eller hennes uppgifter kan också innefatta att övervaka på platsen och koordinera evenemangspersonalen.
Anledningen till att företag eller privatpersoner anlitar en evenemangsplanerare är för hans eller hennes erfarenhet inom detta specifika område. Planering och event är en tidskrävande verksamhet och ibland stressig. Till exempel kan en bröllopsdag vara tillräckligt stressig för bruden utan att behöva oroa sig för om cateringfirman ska dyka upp i tid. En professionell planerare har tid och kontakter för att se till att tillfället går smidigt.
Evenemangsplaneringsföretagen själva är olika, och planerare är vanligtvis personer som började sin karriär inom en viss aspekt av speciella evenemang. Vissa kan ha gått från cateringföretag till att planera hela evenemang. Andra har arbetat som planerare för ett företag och sedan bestämt sig för att öppna sitt eget företag. De år av erfarenhet de tillför för att planera ett evenemang är avgörande för att få saker att fungera smidigt.
En annan väg in i jobbet är att skaffa en kvalifikation, till exempel en examen eller certifikat i evenemangsplanering eller ledning. Individer kanske vill överväga att arbeta för att bli en Certified Special Events Professional (CSEP) eller en Certified Meeting Planner (CMP). Det krävs mycket forskning och studier för att få någon av dessa certifieringar, och befattningarna bär ett stort ansvar.