I allmänhet är den minsta förberedelse som krävs för att bli en virtuell kontorsassistent en gymnasieexamen följt av viss kontorsutbildning. Det finns community college- och yrkesskolor samt utbildningsalternativ online för någon som vill bli en virtuell kontorsassistent, och många personer med traditionella affärs- eller managementexamina kan bli virtuella kontorsassistenter. För att specialisera sig eller avancera till en juridisk eller medicinsk position kan man gå vidareutbildning och, i många fall, certifiering. Om man är egenföretagare kan vissa ytterligare krav inkludera investeringar i kontorsutrustning.
En virtuell kontorsassistent har i princip samma arbetsbeskrivning som en traditionell kontorsassistent, förutom att han eller hon vanligtvis arbetar från sitt hemmakontor som frilansare. I många fall har ett virtuellt kontor flera fördelar jämfört med en traditionell kontorsmiljö. Till exempel är distansarbete ofta mer bekvämt för anställda, och det kan vara mer kostnadseffektivt för båda parter.
Typiska kontorsassistentuppgifter inkluderar administrativa uppgifter, såsom att utföra grundläggande datainmatning och underhålla filer och register. Andra vanliga aktiviteter inkluderar post, e-post och faxning av dokument, tillsammans med att skriva affärsbrev och rapporter. Kontorsassistenter är ofta ansvariga för att spåra budgetinformation och för att boka möten och researrangemang även för sina handledare. En virtuell assistent kan också fokusera på en specifik nisch — han eller hon kan till exempel arbeta med publicering som en virtuell författares assistent; andra anställs specifikt för juridisk eller medicinsk transkription.
För att bli en virtuell kontorsassistent kan man utbilda sig genom att följa den konventionella vägen för att lära sig sekreterarkunskaper på gymnasiet och sedan slutföra ett ett- till tvåårigt kontorsadministrationsprogram på en yrkesteknisk skola eller högskola. I allt högre grad erbjuder community colleges också program specifikt för virtuella kontorsassistenter. Några exempel på kurser inkluderar datateknik och webbdesign, tillsammans med traditionella färdigheter, såsom transkription och bokföring.
I stället för att gå på en lokal skola kan någon som vill bli en virtuell kontorsassistent slutföra hela sin studiekurs online. Flera organisationer erbjuder coachning och utbildningsprogram till varierande kostnader. Även om certifiering inte krävs för att bli en virtuell kontorsassistent, kan man bli certifierad genom International Virtual Assistants Association (IVAA). Den erbjuder beteckningarna Certified Virtual Assistant, Ethics Checked Virtual Assistant och Real Estate Virtual Assistant. Det finns också flera certifieringsprogram för juristsekreterare.
Några grundläggande färdigheter som vanligtvis krävs för att bli en virtuell kontorsassistent inkluderar god muntlig och skriftlig kommunikation, tillsammans med kunskap om affärsetikett. För många kontorsjobb krävs ofta effektiva skrivfärdigheter, och uppmärksamhet på detaljer och förmågan att utföra flera uppgifter anses också vara viktiga. Dessutom behöver en frilansare vanligtvis viss utrustning för att kunna etablera ett hemmakontor. Som minimum använder han eller hon vanligtvis en dator, skrivare, telefon och en fax.