En senior inköpschef övervakar ett företags upphandlingsprocess. Han fastställer policyer och förfaranden genom vilka personal kan köpa varor och tjänster från auktoriserade leverantörer. Som senior chef ansvarar han för att företagets förvärv av de varor och tjänster det behöver för att fungera smidigt fungerar, inklusive processplanering, anbudsgivning, kontraktstilldelning och utvärdering.
Upphandling är formaliseringen av en organisations inköpsprocess. Istället för att tillåta personal att göra inköp från olika källor efter eget gottfinnande, skapar företaget en pool av auktoriserade leverantörer från vilka personalen kan göra inköp. Detta gör att företaget kan förhandla fram de bästa priserna, etablera en jämn kvalitetsnivå och förhindra intressekonflikter. Vidare effektiviserar upphandlingen inköpen, eftersom auktoriserade leverantörer placeras i en företagsdatabas och hanteras centralt.
Företagets inköps- eller inköpsavdelning leds vanligtvis av en senior inköpschef som övervakar en stab av inköpsagenter eller chefer. Denna högre chef ansvarar för att fastställa företagets inköpspolicyer och rutiner, vilka vanligtvis kodifieras i en företagsmanual. Han förväntas hålla sig à jour med bästa praxis inom inköpsområdet och implementera dessa standarder inom företagets inköpssystem. Den högre inköpschefen sköter också ofta utbildning av inköpsavdelningens personal och utbildning av ordinarie personal i korrekt inköpsförfarande.
Funktionellt är den seniora inköpschefen och hans personal ansvariga för att utveckla försörjningskällor som svar på affärsbehov. Han måste sätta upp ett system för att identifiera företagets inköpsbehov löpande och sedan undersöka leverantörer som kan möta dessa behov. Processen att identifiera nya inköpskällor fortsätter även efter att en leverantör har valts ut. Det finns också möjligheten att en ny leverantör kan erbjuda ett bättre pris eller högre kvalitet på varor, så den seniora inköpschefen måste förbli bekant med de senaste alternativen.
Senior inköpschefer övervakar också hela upphandlingsflödet. Detta inkluderar inköpsplanering, att göra detaljerna om företagets inköpsbehov tillgängliga för leverantörer för budgivning och tilldelning av kontrakt. Den högre chefen kommer sannolikt att vara personligen involverad i förhandlingarna för att stärka avtalsvillkoren, för att säkerställa att företaget får bästa möjliga pris.
På baksidan tenderar inköpschefer på högre nivå att vara involverade i utvärderingen av leverantörer när kontraktet har tilldelats. Den seniora inköpschefen säkerställer att godkända leverantörer följer de kostnadsbestämmelser, leveransplan och kvalitetsstandarder som specificeras i kontraktet. Han övervakar personalens tillfredsställelse med godkända leverantörer och utvecklar ett klassificeringssystem så att det finns en kvantitativ mekanism för att utvärdera prestanda när en leverantörs kontrakt ska förnyas.