En företagsregistrators funktion beror på i vilket sammanhang titeln används. Det finns två vanliga tillämpningar av titeln. En företagsregistrator är den statliga enhet som auktoriserar företagsbildningar och reglerar auktoriserade enheter tills de officiellt upplöses. Företagsregistratorer kan också vara finansiella institutioner som anlitas av företag för att föra register över ägandet av sina utestående aktier och obligationer för registreringsändamål och för att förhindra företaget från att ge ut fler aktier som har godkänts. I båda fallen fungerar företagsregistratorn i första hand som informationsarkivarie för att hålla reda på den aktuella registreringslistan.
I länder med privata affärssektorer, såsom USA, Storbritannien och Kanada, är företagsregistratorn den statliga myndighet som licensierar företag att bedriva verksamhet. Det är platsen där företag lämnar in sina bolagsordningar för att officiellt starta företaget och där andra typer av enheter lämnar in sina bildande dokument. Dessa byråer är registrarer eftersom de upprätthåller offentliga register över auktoriserade affärsenheter inom en jurisdiktion. Vanligtvis kan en medlem av allmänheten kontakta registrarens kontor för att fastställa statusen för ett företags företagsregistrering.
Regeringsregistratorer hanterar också företagens årliga arkiveringsskyldigheter och tillhandahåller administrativa tjänster, såsom bearbetning av ändringar i ett företags registrering, tillhandahållande av kopior av dokument och intygande av ett företags status. Bolagsregistratorn sköter i detta sammanhang även upplösningen av företag och slår ett företags behörighet att göra affärer i jurisdiktionen från protokollet när det stänger sina dörrar. I USA, till exempel, har varje stat en företagsregistrator, som vanligtvis är utrikesminister. Arbetare i affärsavdelningen på sekreterarens kontor utför en rad administrativa uppgifter som upprätthåller offentliga register över registrerade företagsenheter.
Den andra vanliga användningen av titeln företagsregistrator är genom utnämning av en finansiell institution för att upprätthålla register över ett företags utestående värdepapper. Tekniskt sett kan ett företag utse vem som helst att upprätthålla detta register. I många små företag, till exempel, kan styrelsens sekreterare ges denna uppgift och titel. För stora företag med miljontals utestående aktier är det enda praktiska tillvägagångssättet att låta en specialist upprätthålla ägarregistret.
Finansiella institutioner som fungerar som företagsregistratorer håller reda på namn och adresser till nuvarande ägare av aktier och obligationer. Varje gång ett värdepapper byter ägare, fångas förändringen och registreras. Dessa institutioner arbetar hand i hand med mäklare och handlare för att samla in denna information för protokollet. Även om det register som upprätthålls av företagsregistratorn inte bestämmer ägande, tillåter det företaget att skicka viktiga meddelanden till ägare som krävs av tillsynsmyndigheter. Finansinstitutet håller också reda på det totala antalet utestående aktier, så företaget ger inte ut fler aktier än vad som är auktoriserat.