En mötesplanerare hanterar alla detaljer före och under affärsmöten eller kongresser. Mötesplanerare beslutar om platser för möten och gör alla bokningar. De bokar inte bara möteslokalerna, utan ordnar även talare och catering. Planerare måste se till att all nödvändig audiovisuell utrustning och datorutrustning finns på mötesplatsen i tid och fungerar korrekt. En mötesplanerare deltar i mötet för att hälsa deltagare och hantera eventuella problem samt för att distribuera och samla in deltagares kommentarskort.
Att följa upp mötesresultat är en viktig del av att vara mötesplanerare och många planerare delar ut kommentarskort till deltagarna. Bra planerare försöker alltid förbättra sina färdigheter. Kommentarer från mötesdeltagare kan hjälpa planeraren att hitta eventuella problem som han eller hon inte märkte så att förhoppningsvis inte samma misstag upprepas vid framtida möten.
Syftet med mötet måste hållas i åtanke av en planerare när han eller hon gör alla arrangemang för evenemanget. Till exempel, om ett företagsmöte hölls med huvudsyftet att introducera en ny företagsprodukt för högre chefer, skulle planeraren försöka hitta talare som var mest kunniga om föremålet. Beroende på produkten kan han eller hon också ordna att få produkterna distribuerade av en assistent vid lämplig tidpunkt under mötet. Vid evenemanget kan en mötesplanerare presentera talare på en plattform eller scen.
Mötesplanerare måste se till att alla arrangemang för evenemang passar inom den budget som tilldelats dem. För att undvika avbokning eller andra avgifter måste en mötesplanerare vara skicklig på att ge rätt tid för att boka plats och tjänster. Han eller hon måste också förstå kontrakt och hur man väljer det bästa förslaget från förslag från flera olika företag. Mötesplanerare är vanligtvis skyldiga att ha minst en kandidatexamen.
Registrering av deltagare sköts noggrant av en mötesplanerare. Mötesplanerare måste se till att informera deltagarna om mötesscheman samt ordna boende och transport för anställda som deltar i möten utanför staden. Planerare måste också se till att informationsartiklar som mässbroschyrer skrivs ut korrekt och levereras i tid.
Att resa är en stor del av många mötesplanerares karriärer. De flesta planerare kommer att bo på trevliga hotell, eftersom företagsseminarier tenderar att hållas i attraktiva miljöer. Planerare måste dock se till att övervaka uppsättningsdetaljerna samt deras planerade händelser under mötet och att börja arbeta tidigt på morgonen krävs vanligtvis. En mötesplanerare måste alltid komma ihåg även det minsta, som att se till att namnetiketter har kommit i tid och är korrekta.