En medicinsk schemaläggare skapar ett schema för en läkarmottagning eller klinik, balanserar behoven hos patienter med vårdgivare för att passa patienterna och justerar schemat efter behov för att tillgodose nödsituationer och andra händelser. Medicinska schemaläggare arbetar i front office för att interagera med patienter personligen och hanterar även telefon- och e-postkommunikation för kontoret. Detta arbete har inga speciella krav, men goda kunskaper i människor och datorvana är vanligtvis att föredra.
När en patient kontaktar en läkarmottagning för ett möte, samlar den medicinska schemaläggaren in lite grundläggande information för att fastställa hur brådskande problemet är och göra en uppskattning om hur lång tid som behövs för mötet. Schemaläggaren noterar också eventuella procedurer och utrustning som kan behövas, som en röntgenserie eller en blodinsamling. Med denna information kan schemaläggaren erbjuda patienten några lämpliga mötestider och boka tid.
Medicinska schemaläggare kan skicka ut påminnelsesamtal, e-postmeddelanden eller kort för att se till att patienterna vet när de ska komma in. De hanterar avbokningar, ombokningar vid behov. Om en patient avbokar med kort varsel, kan den medicinska schemaläggaren också anteckna att patienten ska faktureras för mötet, om detta är en del av klinikens policy. Om scheman börjar bli eftersatta på grund av långa möten eller tekniska problem, är det den medicinska schemaläggarens uppgift att få dem tillbaka på rätt spår, flytta möten och vidta andra åtgärder vid behov.
I vissa metoder, drar en medicinsk schemaläggare också pappersarbete och formulär för att förbereda för möten, och kan också lägga ut förnödenheter. I andra ansvarar detta för sjuksköterskor och andra tekniker som förbereder kliniken för dagen. Schemaläggaren är också ansvarig för att se till att tillräcklig personal finns tillgänglig och samordnar personalen för att göra dem medvetna om det dagliga schemat. Om en patient behöver ta blodprov, till exempel, ser den medicinska schemaläggaren till att teknikerna har detta i sitt schema så att de är redo när patienten kommer.
Ingen särskild utbildning är nödvändig för att arbeta som medicinsk schemaläggare, även om en kort kurs i medicinsk terminologi och affärspraxis kan vara till hjälp. Tidigare erfarenhet av mottagning och offentlig service är ofta till hjälp för sökande, och färdigheter som tvåspråkiga förmågor kan potentiellt vara användbara i en ansökan. Den medicinska schemaläggaren hanterar konfidentiell information och kan behöva klara en bakgrundskontroll eller samtycka till att underteckna pappersarbete som indikerar acceptans och förståelse för kontorets integritetspolicy.