Moderna sekreterare är ofta klistret som håller ihop ett kontor eller en organisation genom att se till att personal och kunder är på rätt plats vid rätt tidpunkt och har rätt dokument och information som behövs. Sekreterarkompetenser sträcker sig från att boka möten och inrätta mötesrum till att förbereda juridiska dokument. Typen och storleken på företaget en sekreterare arbetar på kommer ofta att diktera vilka färdigheter som krävs; Det finns dock några grundläggande sekreterarkunskaper som alla sekreterare bör behärska, inklusive maskinskrivning, schemaläggning och telefonkunskaper.
Kommunikationsförmåga av högsta klass är avgörande för sekreterare. Det är viktigt för sekreterare att tydligt kunna kommunicera och dela information med kunder och kollegor på en mängd olika sätt, bland annat i telefon, i skriftliga dokument och genom presentationer. Sekreterare orkestrerar ofta dagens händelser för en chef eller avdelning, inklusive schemaläggning av möten och tillhandahållande av nödvändiga dokument till de som deltar i mötena. Kreativa problemlösningsförmåga är också avgörande, eftersom sekreterare möter en mängd olika uppgifter varje dag.
Utöver vanliga kontorsuppgifter bör sekreterarkunskaper även innefatta evenemangsplanering. Stora möten hålls ofta på platser utanför anläggningen, till exempel på ett konferenscenter eller hotellmötesrum. Förutom att boka en mötesplats och ge vägbeskrivningar för alla parter att ta sig dit har en sekreterare ofta i uppdrag att ordna övernattning, biluthyrning och flygplatstransfer för deltagare. Att beställa snacks, måltider och drycker till gäster under mötets gång faller också ofta på en sekreterare, liksom att se till att rummet är korrekt inrett och erbjuder lämpliga tekniska anslutningar.
Förmågan att använda korrekt grammatik, skiljetecken och stavning är avgörande för att förbereda dokument, presentationer och korrespondens. Sekreterarkunskaper bör också innefatta att effektivt kunna korrekturläsa arbete för att skapa felfria dokument. Vissa specialitetsbefattningar, såsom juridiska och medicinska sekreterare, behöver också ha en grundlig förståelse för termer som används i dessa yrken. Möjligheten att skapa en mängd olika visuella bilder för onlineanvändning, åhörarkopior och grupppresentationer är en annan färdighet som vanligtvis krävs av sekreterare.
Att behärska teknik krävs för nästan alla sekreterartjänster. Sekreterarkunskaper bör innefatta avancerade e-postförmågor, inklusive att arbeta med bilagor, flygblad och foton skapade med en mängd olika program. Många sekreterare arbetar på språng, så att behärska de senaste trådlösa kommunikationsfärdigheterna är ett måste. Dokument och foton behöver ofta redigeras och delas, så förmågan att arbeta med en mängd olika datorprogram är avgörande.