Innan ett tåg säkert kan köra på något järnvägssystem måste en järnvägsinspektör säkerställa att all utrustning fungerar som den ska, att alla spår är fria, att alla kommunikationsenheter används effektivt och att alla andra operationer är inom säkerhetsriktlinjer eller föreskrifter. Järnvägsinspektören måste ha en grundlig kunskap om och förståelse för järnvägsrutiner, såväl som alla tillämpliga lagar. Denna anställd är i allmänhet anställd av en statlig myndighet som reglerar transporter, även om sådana byråer kanske inte finns i vissa länder.
Mer än en typ av järnvägsinspektör kan finnas. En kraft- och utrustningsinspektör kan till exempel uteslutande fokusera på att inspektera tågmotorer och utrustning på lok för överensstämmelse med lokala lagar och förordningar. En spårinspektör, å andra sidan, kommer att vara ansvarig för att säkerställa att alla spår, signaler, överföringsanordningar och andra komponenter längs en järnvägslinje fungerar korrekt. Båda järnvägsinspektörernas positioner fokuserar på säker drift av tåg, men varje inspektör kan utbildas inom olika områden för att säkerställa en grundlig förståelse för den specifika uppgiften.
I många fall krävs ingen specifik utbildningsnivå för att bli järnvägsinspektör, men kandidater med minst gymnasieutbildning är i allmänhet att föredra. Befattningar på högre nivå kommer att kräva att en kandidat har en högskoleexamen eller någon eftergymnasial utbildning, och en jobbkandidat kan göra sig själv till ett mer värdefullt alternativ om han eller hon har en bakgrund inom någon form av ingenjörsvetenskap. Jobbet kommer ofta att fokusera på mekaniska processer och komponenter, så en grundläggande kunskap om hur sådana system fungerar kan visa sig vara extra värdefull. Certifiering kan vara nödvändig för att bli en järnvägsinspektör, även om de specifika kraven som en kandidat måste uppfylla varierar beroende på region.
När olyckor inträffar är det sannolikt en järnvägsinspektör som ansvarar för att utreda olyckan och skriva en rapport som sammanfattar eventuella ändringar som behöver göras. Inspektören bör vara beredd att resa ofta och ibland ganska långt för att inspektera spår och åtgärda eventuella problem längs ett järnvägssystem. Detta innebär att inspektören måste ha ett giltigt körkort, samt ett rent körkort. I vissa fall kan inspektören bli föremål för kreditvärderingsförfrågningar, eftersom han eller hon sannolikt kommer att anförtros ett företagskreditkort avsett för resekostnader. Om inspektören arbetar för en federal byrå kan han eller hon behöva uppfylla andra krav som kvalificerar honom eller henne för federal anställning.