En utrustningsplanerare är en anställd som beställer, inventerar och på annat sätt hanterar all typ av utrustning som används i ett företag. Utrustningsplaneraren kan ha ett brett fokus, eller så kan han eller hon arbeta för en specifik bransch; Planerare av medicinsk utrustning, till exempel, kommer att arbeta uteslutande i medicinska miljöer som sjukhus eller vårdcentraler. Planeraren måste ha en grundlig kunskap om de typer av utrustning som vanligtvis används i en viss bransch, och han eller hon kommer att behöva utveckla kontakter med distributörer och tillverkare för att hitta de bästa priserna, servicen och leveransalternativen.
Att hantera lager är en viktig uppgift för utrustningsplaneraren. Han eller hon måste spåra fakturor för utrustning, underhålla filer för eventuella kostnader för reparationer eller utbyte av delar och hantera underhållsscheman för alla maskiner. Det är troligt att utrustningsplaneraren kommer att behöva arbeta inom en fastställd budget som också är godkänd av företagets ledning. Detta innebär att han eller hon måste prioritera utrustningsinköp för att säkerställa att de mest relevanta och nödvändiga delarna köps först.
Utrustningsplaneraren kommer också att behöva undersöka olika alternativ för utrustningsinköp för att säkerställa att den bästa utrustningen för pengarna köps. Detta kan vara en svår process, särskilt om planeraren inte är bekant med de maskiner eller utrustning som används i en viss bransch; arbetsgivare tenderar att anlita planerare med viss kännedom om branschen av just denna anledning. Planeraren kommer att skapa ett konto hos en leverantör eller tillverkare, och han eller hon är ansvarig för att upprätthålla en god relation med dessa leverantörer för framtida köp eller garantifrågor. Om det skulle uppstå problem med en viss utrustning, kommer planeraren att ansvara för att ordna underhåll eller reparation av maskinen, eller för att hantera garantifrågor direkt från tillverkaren.
Ibland är det nödvändigt för utrustningsplaneraren att koordinera placeringen av maskiner eller förflyttning av utrustning i hela byggnaden. På ett sjukhus, till exempel, kan en utrustning behövas av mer än en läkare samtidigt, på två olika platser. Utrustningsplaneraren kommer därför att behöva samordna placeringen av utrustningen för att ta emot så många sjukvårdspersonal som möjligt. Ett schema upprättas ofta för att hantera denna uppgift. Ibland kommer planeraren att ansvara för att fysiskt flytta utrustning från en plats till en annan, så en rimlig grad av fysisk kondition kan krävas.