En virtuell bokhållare är en professionell inom sitt område som arbetar från en avlägsen plats snarare än i en traditionell kontorsmiljö. Han är i allmänhet en oberoende entreprenör som tillhandahåller ett komplett utbud av allmänna redovisnings- och bokföringstjänster till sina kunder genom program, databasdelning, e-post och fax. Hemmakontor är vanligtvis den enda fysiska platsen för affärsverksamheten.
Precis som en traditionell bokhållare har en virtuell bokhållare vanligtvis expertis inom en mängd olika redovisningstillämpningar. Han är normalt skicklig på att hantera leverantörsreskontra, kundreskontra, kontoavstämning och löner. Att upprätthålla huvudböcker och andra register över transaktioner är vanligtvis en vanlig del av hans jobb.
Förutom att ha en omfattande förståelse för bokföring och redovisningsprinciper har en virtuell bokförare ofta tillgång till och kunskap om ett brett utbud av bokföringsprogram. Vissa program är redovisningssystem som helt enkelt spårar inkomster och utgifter och genererar checkar. De mer avancerade programmen kan uppskatta skatter, beräkna jobbkostnader, hantera projekt och arbeta tillsammans med kalkylblad eller ordbehandlingsprogram.
Ett alltmer populärt verktyg som används av virtuella bokhållare är en elektronisk skanningsenhet som skannar, kategoriserar och sparar affärskvitton, visitkort och viktiga brev och dokument. De flesta av dessa enheter är godkända av lokala och regionala tillsynsmyndigheter för att vara så exakta att originalkvitton och dokument kan kasseras efter att de har skannats och sparats. Detta minskar mängden utrymme som en virtuell bokhållare behöver för att driva sin verksamhet och samtidigt betjäna flera kunder.
En person inom detta område måste ofta tillhandahålla kringtjänster som är unika för de branscher där hans kunder bedriver verksamhet. Till exempel kräver små oberoende detaljhandels- och grossistverksamheter ofta att han spårar inköpsorder eller underhåller kopior av kundfakturor. Säljare och tillverkarens representanter kan be bokhållaren att behandla kreditansökningar och även verifiera referenser. Kunder kan också be honom att förbereda bokslutsrapporter eller utfärda W-9 eller 1099 skattedokument till anställda.
En gymnasieexamen är i allmänhet den minsta utbildning som krävs för att bli en virtuell bokhållare, men en associerad eller kandidatexamen i företag, redovisning eller ett relaterat område kan förbättra en blivande kandidats jobbutsikter. För att bli framgångsrik som virtuell bokhållare krävs vanligtvis exemplariska matematikkunskaper. En hög organisationsnivå och utmärkt känsla för detaljer är användbara egenskaper i denna tjänst. Eftersom en virtuell bokhållare vanligtvis arbetar ensam, är det vanligtvis också nödvändigt att vara självmotiverad och fokuserad för att lyckas. Pålitlighet, integritet och diskretion är normalt högt ansedda egenskaper på grund av arten av den information som den virtuella bokhållarens kunder regelbundet måste dela med honom.