Resan för att bli en backoffice-chef kräver vanligtvis en kombination av utbildning, erfarenhet och personlighetsdrag, särskilt när det gäller organisation och människors kompetens. ”Backoffice” ses vanligtvis som det administrativa hjärtat i varje företagsverksamhet. Några av de vanligaste jobben som finns här är administrativa, inklusive supportpersonal som sekreterare och tekniska assistenter. I nästan alla fall övervakas eller leds dessa anställda på lägre nivå av ett team av chefer som är ansvariga för att se till att deras prestationer är både exceptionella och verkligen användbara. Ibland började dessa chefer i de positioner de övervakar, men inte alltid. Det är lika om inte vanligare att företag tilldelar ledare till backoffice från andra divisioner eller avdelningar. Som med de flesta ledande befattningar, börjar nästan alltid med universitetsutbildning, vanligtvis på forskarnivå; att arbeta på en lägre nivå i företaget är också vanligt förekommande. Det är vanligtvis riktigt svårt att bli anställd till den här tjänsten direkt efter skolan, men i de flesta fall är det aldrig för tidigt att börja planera för din framtida framgång.
Förstå Back Office i allmänhet
De flesta företag verkar mest synligt genom det som kallas front office, som, som namnet antyder, innehåller de avdelningar och divisioner som är mest synliga för konsumenter, kunder och konkurrenter. De beslut som fattas här ses ofta omedelbart av många både inom och utanför företaget, och är vad de flesta tänker på när de tänker på företagsarbete – men de representerar bara en del av vad som faktiskt pågår.
Det är mycket annorlunda, men inte mindre viktigt, i det så kallade backoffice, som är den avdelning där interna angelägenheter hanteras och beslut som är väsentliga för den dagliga verksamheten fattas. Chefer här kanske inte är lika synliga, men deras jobb – som kan inkludera mänskliga resurser och anställdas relationer, teknik och intern administration – hjälper ofta företaget att upprätthålla effektiviteten som gör att det kan vara lönsamt och framgångsrikt.
Gemensamma ledande befattningar
De vanligaste ledande befattningarna i backoffice tenderar att vara chefer och vice vd, av vilka de flesta är ansvariga inför företagets större direktion. De kan ha rösträtt när det kommer till stora företagsbeslut och de övervakar vanligtvis flera team med många enskilda anställda. Att anta ett av dessa jobb kräver vanligtvis en hel del förtrogenhet med exakt vad positionen övervakar.
Beroende på företaget kan dessa team vara eller inte vara placerade i samma fysiska utrymme. Stora multinationella företag lägger ofta ut vissa uppgifter, särskilt informationsteknologi (IT), till platser – ibland utomlands – där arbetskraft är billigare och mer lättillgänglig. Chefer i den här typen av chefspositioner arbetar ofta främst med att effektivisera processer och sätta policyer som skapar ett mer eller mindre enhetligt förhållningssätt. Om du blir en backoffice-chef som hanterar ett mindre företags anställningsmetoder kommer du självklart att ha en annan uppsättning ansvar, men huvudtanken är densamma, nämligen att skapa en positiv och produktiv miljö som kommer att stödja de mer direkt vinstorienterade målen för företaget.
Vikten av utbildning
Utbildning är kanske det viktigaste som skiljer en backoffice-anställd från en backoffice-chef. Jobben på dessa kontor är ofta på nybörjarnivå och kräver kanske inte mycket i form av formell inlärning. Management är vanligtvis en helt annan historia. En kandidatexamen är nästan alltid nödvändig, och en examen, vanligtvis inom näringslivet eller ett relaterat område, krävs ofta också.
Börjar små
Det är ofta riktigt svårt, för att inte säga omöjligt, att bli anställd som chef inom något område utan att först bygga upp någon relevant erfarenhet. Grundläggande administrativt arbete är ofta till hjälp, men om du verkligen hoppas på att ta en ledande position kommer du förmodligen att behöva mer än arbetslivserfarenhet på nybörjarnivå. Att leta efter associerade tjänster i företag inom den sektor som intresserar dig mest är vanligtvis ett bra ställe att börja, och att arbeta som affärskonsult kan också hjälpa dig att bygga upp värdefull och användbar erfarenhet. Det viktigaste du vill göra är att bevisa för företag att du inte bara har de färdigheter som behövs för att arbeta i ett backoffice, utan du är kapabel att leda människor, uppfylla mål och implementera positiv förändring.