En dokumentsamordnare är en affärsman som hjälper till med korrekt katalogisering och arkivering av olika typer av affärsrelaterade dokument. Dessa dokument kan inkludera fakturor, kundkorrespondens, interna PM och patentskyddade dokument och till och med kvitton relaterade till kundfordringar eller skulder. Tillsammans med att organisera dokument för förvaring och enkel hämtning, kan en dokumentsamordnare också arbeta nära andra i företaget för att hjälpa till med sammanställningen av nya dokument, till exempel förslag som förbereds för övervägande av potentiella kunder.
Det allmänna ansvaret kräver en grundlig kunskap och förståelse för de arkivsystem som används på arbetsplatsen. Detta inkluderar både metoderna som används för att organisera och arkivera papperskopior av nyckeldokument, men också hur man går tillväga för att organisera elektroniska dokument i något slags virtuellt arkiv, till exempel i skyddade filer som finns på en server. För detta ändamål måste samordnaren ha förmågan att logiskt organisera uppgifterna så att alla dokument kan hämtas när och vid behov.
Andra uppgifter som är förknippade med en dokumentsamordnares arbete kan innefatta kodning och korsreferens av dokument samt arkivering av dem i specifika sekvenser och logiska arrangemang. I vissa fall kommer samordnaren också att ansvara för att hantera förfrågningar om data som finns i dokumenten och att kunna hämta ut rätt dokument eller dokumentuppsättning på begäran. Att upprätthålla en huvudinventering över vilka dokument som finns i den inventeringen och var de kan hittas är också en uppgift som vanligtvis tilldelas en dokumentsamordnare.
Eftersom en dokumentsamordnare kan komma i kontakt med elektroniska dokument och pappersdokument som innehåller proprietär eller konfidentiell information, är säkerhetsprövningen för denna typ av arbete ofta ganska hög. Detta tar samordnarens funktion något bortom arkivhandläggarens område, som kan anförtros att arkivera handlingar som inte anses vara konfidentiella. Det är inte ovanligt att individer som exekutiva administratörer fungerar som samordnare, skapar och underhåller arkivsystem speciellt för de chefer som de arbetar nära.
Utbildningen till arbete som dokumentsamordnare varierar beroende på vilken omfattning av ansvar som arbetsgivaren väljer att knyta till tjänsten. I vissa fall räcker det med grundläggande kontorsfärdigheter, såsom praktiska kunskaper om att använda datorer, hur man arkiverar dokument med ett standardarkivsystem och förmågan att tillgodogöra sig och effektivt följa en befintlig arkiveringsstrategi. En fallenhet för organisation och logiskt tänkande är också till stor hjälp för att bedriva denna typ av arbete.