En certifierad programvaruansvarig innehar den officiella certifieringen som utfärdats av Software and Information Industry Association (SIIA) och hanterar ett företags programvarulicenser. Han eller hon genomför undersökningar för att säkerställa att företaget följer licensvillkoren som utfärdats av varje programvaruleverantör och lär sig specifika upphovsrättslagar för att förhindra juridiska problem. Den certifierade programvaruchefen samlar in information från revisioner och tar fram en programvaruhanteringsplan som företaget framgångsrikt kan följa. Det är också vanligt att proffs som innehar titeln gör mer än att hantera programvara; till exempel kan personalansvariga, systemadministratörer och juridiska personer inneha titeln certifierad programvaruansvarig.
Att utvärdera lokala upphovsrättslagar och noggrant undersöka licensavtal är de första stegen för att hantera programvara. I företag med ett stort antal datorer lägger certifierade programvaruansvariga mycket av sin tid på att se till att varje dators operativsystem och applikationer har giltiga licenser och att licensnummer används enligt varje produkts avtal. Vanliga typer av mjukvarulicenser som undersöks inkluderar nätverkslicenser, shareware, individuella maskinlicenser och företagslicenser. Förutom att söka efter ogiltiga licenser kan man också försöka minska kostnaderna genom att se till att företaget använder den mest prisvärda licensplanen som möjligt. Detta inkluderar att dra nytta av rabatter för köp av volymlicenser och ibland ersätta nuvarande applikation med mer prisvärda alternativ.
Att skapa en strukturerad programvaruhanteringsplan är en av en certifierad programvaruansvarigs huvudansvar. Han eller hon skapar en detaljerad policy som förklarar korrekt användning av programvarulicenser och metoderna för att upprätthålla programvaruhanteringsplanen. Planen identifierar de specifika processerna för att lägga till nya licenser, överföra befintliga licenser och avsluta onödiga licenser och listar även program som stöds av organisationen. Det bör också ange processen för att ta bort olicensierad programvara från datorer.
Certifierade programvaruansvariga använder programvaruhanteringsplanen som en baslinje för revisionsprocessen. De måste kontinuerligt övervaka användningen av programvarulicenser i organisationen för att säkerställa att planen är framgångsrik, och de kan göra uppdateringar av policyn vid behov. Både laglig efterlevnad och kostnaden för programvara övervakas, så man kan leta efter nya licensieringsmetoder som kan spara företaget pengar. Den certifierade programvaruchefen måste också kommunicera planen till andra och utbilda andra om företagets policyer för programvaruhantering och eventuella juridiska och affärsmässiga konsekvenser som kan uppstå av att inte följa policyn.