I traditionen att avgränsa olika plikter till individer i en organisation med tydligt definierade funktioner när det gäller att uppnå företagens roller och mål för ett sådant företag, är rollen som inköpschef viktig. Detta beror på betydelsen av de uppgifter som individen utför i en organisation, vilket huvudsakligen är relaterat till att övervaka fastställandet av artiklar som behövs av företaget och andra uppgifter som bygger på att säkerställa att dessa krav upphandlas effektivt. Som sådan inkluderar rollen som inköpschef att spana efter nödvändiga artiklar, nöja sig med de mest kostnadseffektiva artiklarna och se till att företagets butik eller lager alltid har de nödvändiga artiklarna för att driva ett företag smidigt.
Vanligtvis har företag som har en inköpschef också en inköpsavdelning som svarar för chefen som dennes underordnade. Som ett led i att fylla rollen som inköpschef kommer individen oftast att få förfrågningar från andra avdelningar inom organisationen angående varor de behöver. Inköpschefen kommer sedan att fatta det slutgiltiga beslutet om företaget kommer att köpa dessa varor, och om det gör det kommer inköpschefen att bestämma hur mycket av varorna han eller hon kommer att köpa för företagets räkning. För detta ändamål innefattar rollen som inköpschef att analysera de olika förfrågningarna om artiklar från andra avdelningar i syfte att göra det slutgiltiga beslutet om att köpa dem för företagets räkning.
En annan uppgift som ingår i rollen som inköpschef är att leta efter ställen där nödvändiga föremål ska köpas in. En sådan uppgift kan innefatta att intervjua potentiella leverantörer för att avgöra vilken som kommer att få ett kontrakt för att leverera varorna till företaget. En del av denna speciella plikt kommer nödvändigtvis att inkludera förhandlingar om priset på föremålen och ett slutgiltigt fastställande av den bästa affären för företaget. Andra överväganden inkluderar en analys av kvaliteten på varorna i fråga och andra faktorer som kommer att hjälpa till i det slutliga beslutet. Rollen som inköpschef i ett detaljhandelsföretag är också en som baseras på en sådan individs förmåga att leta efter de bästa erbjudandena till de mest konkurrenskraftiga priserna.