En hälsoinformationsadministratör har fyra primära ansvarsområden: att skapa datainmatningsprocedurer, hantera dataintegritet, systemsäkerhet och dataanalys. En hälsoinformationsadministratör eller hälsoinformationsansvarig är utbildad för att föra patienternas journaler. Hälsoinformationsadministratörer är anställda på sjukhus, vårdinrättningar och försäkringsbolag. På en standardavdelning för hälsoinformation eller hälsojournaler har hälsoinformationsadministratören flera hälsoinformationstekniker som ansvarar för datainmatning och rutinanalys.
Informationen som underhålls av en hälsoinformationsadministratör används för att analysera kostnader och fatta beslut om hälsotrender, personal och utrustningsinköp. Informationen måste vara korrekt, tillförlitlig och säker på grund av patientens konfidentialitet. Det finns ett brett utbud av hälsoinformationssystem tillgängliga på marknaden. Det är inte ovanligt att hälsoinformationsadministratören arbetar nära systemets supportpersonal för att skapa nya rapporter och förbättra funktionaliteten för att möta unika behov.
Datainmatningsprocedurer är reglerna och stegen som hälsoinformationstekniker följer när de matar in information i hälsoinformationssystemet. Dessa procedurer används för att minska risken för datainmatningsfel, säkerställa en konsekvent användning av specifika koder för att matcha den faktiska informationen och utgöra grunden för alla framtida rapporter. Skapandet och underhållet av dessa regler avgör den övergripande datakvaliteten och har en direkt inverkan på informationens användbarhet.
Dataintegritet är en viktig funktion som hanteras med en kombination av affärsprocess och systemregler. Affärsprocessreglerna definierar vilken information som registreras och hur. Källdokumentationen för datainmatning måste definieras och användas konsekvent av alla hälsoinformationstekniker. Datorsystem kan programmeras för att säkerställa att all datainmatning uppfyller vissa regler angående antal tecken, numeriska grupperingar eller kontroller för dubblettdatainmatning. Kombinationen av dessa funktioner ger en viss grad av kontroll över kvaliteten på data som matas in i systemet.
Hälsojournaler innehåller personlig information om patienten, såsom ålder, kön, exakta utförda procedurer, beställda tester, läkarens namn och specialitet och receptbelagd medicin. All denna information är mycket konfidentiell. Säkerhetsnivån kring hälsoinformationssystemet är kritisk. Medan den fysiska säkerheten vanligtvis är IT-personalens ansvar, ansvarar administratören för att kontrollera både de personer som har tillgång och exakt vilka funktioner de kan utföra. Många hälsoinformationssystem har granskningsspår för att spåra namnet på den personal som fick tillgång till varje patients fil och när.
Det sista ansvaret för hälsoinformationsadministratören är analysen av systemrapporter. De är ansvariga för att tillhandahålla korrekta och heltäckande rapporter till högsta ledningen om kostnader, aktivitet, patientdemografi och annan information efter behov. Detta är en kritisk funktion för effektivt beslutsfattande inom både sjukhus och försäkringsbolag.