Ett företag kan behöva en stor fordonsflotta, men det kan vara svårt att underhålla den flottan. Detta är huvudfunktionen i ett vagnparkshanteringssystem, som tar företagets fordon och organiserar dem för att ge företaget spårningsförmåga, underhållsscheman och andra grundläggande behov av vagnparken. Fleet management system kan också tillhandahålla fordonen för företaget om företaget inte vill köpa sina egna.
Den viktigaste aspekten av ett vagnparkshanteringssystem är spårning av fordon. Dessa system spårar fordonets faktiska plats, bränsleekonomi, medelhastighet och beräknad ankomsttid (ETA). De vet också vilken företagsanställd som har fordonet, när och ibland varför; att säkerställa att ett fordon är tillgängligt när en anställd behöver ett är en annan nyckelfunktion. Denna information sammanställs och analyseras av fleet management-systemet, som sedan kan ge förslag på hur man kan förbättra effektiviteten eller bränsleekonomin. Detta system kan också spåra ett fordon om det blir stulet, men det kan också användas som en GPS för att spåra föraren.
Fleet management system är ibland ansvariga för att schemalägga och godkänna fordonsbränsle, underhåll och reparationer baserat på företagets budget. Dessa företag utfärdar ett litet kort eller ett häfte med en lista över planerat underhåll och godkända reparationer. Vanligtvis kommer dessa vagnparkshanteringssystem att ha ett fastställt dollarbelopp för reparationer som är förgodkänt och som inte kräver något tillstånd. Ett flotthanteringssystem kan också utfärda ett kreditkort som anställda kan använda för bränsleinköp hos godkända leverantörer.
Med tiden sjunker alla fordon i värde. En del av fleet management-systemets ansvar inkluderar att beräkna denna avskrivning över året och bestämma när det är dags att rensa bort det fordonet från flottan. Fleet management system har ofta kopplingar till biltillverkare för att byta in fordonsflottan och lägga till nya fordon till flottan till ett rabatterat pris; de kan också erbjuda fordonsfinansiering för företaget.
I företag där bilkörning är en del av det dagliga arbetet får många anställda ersättning för sina resor med en milsats. Fleet management-systemet blir ansvarigt för att spåra denna körsträcka. Detta eliminerar behovet för den anställde att oroa sig för att ett företag kortar sin körsträcka på grund av en missad post i en loggbok. Detta håller också reda på körda mil per år för att hjälpa till att beräkna avskrivningen av fordonet.
Fleet management-systemet spårar ofta dessa fordon genom en speciell dator installerad i fordonet. Den här datorn ansluter till maskinparkshanteringsdatorerna via satellitkommunikation och sänder all relevant information. Korrekt användning av informationen som tillhandahålls till vagnparkshanteringssystemet kommer att hjälpa företaget att spara pengar och effektivisera hanteringen av sin stora fordonsflotta.