Förslagsbrev är följebrev som ingår i affärsförslag för att introducera människor till förslagets karaktär och det företag som lämnar förslaget. Liksom andra typer av följebrev är förslagsbrev utformade för att snabbt bekanta läsaren med nödvändig information, samtidigt som de övertygar läsaren om att brevets författare är det bästa valet för jobbet. I vissa fall måste ett förslagsbrev följa ett specifikt format och stil, medan det i andra fall kan vara mer fritt till sin natur.
Ett typiskt förslagsbrev innehåller en kort diskussion om det problem som förslaget är tänkt att lösa, och en översikt över den framträdande informationen i förslaget. Förslagsbrev innehåller vanligtvis tids- och kostnadsuppskattningar tillsammans med en kort förklaring av hur förslaget kommer att fungera. Förslagsbrevet kan också beskriva erfarenhet, kvalifikationer och certifieringar för den person eller det företag som tillhandahåller förslaget, och det kan också innehålla företagets historia och bakgrundsinformation. Genomgående har dokumentet en övertygande ton som är utformad för att uppmuntra läsaren att granska det bifogade förslagsmaterialet.
Det finns ett antal sammanhang där ett förslagsbrev kan skrivas. När ett företag eller en byrå lägger ut en begäran om förslag (RFP), brukar personer som svarar på anbudsförfrågan skriva förslagsbrev med sina bidrag. En anbudsförfrågan innehåller vanligtvis förslagsriktlinjer som ger människor en god uppfattning om vad som bör inkluderas i ett förslagsbrev, allt från författarens kvalifikationer till en uppskattning av de kostnader som kommer att vara involverade. Uppslagsböcker som ger information om affärskorrespondens har ofta flera exempel på förslag så att läsarna kan bekanta sig med förslagsskrivning innan de formellt behöver skriva ett förslag.
Vissa förslagsbrev är oönskade. Företag kan använda förslag för att sälja sina produkter till potentiella nya kunder, eftersom kommunikation via post kan vara billigt och mycket kostnadseffektivt. Till exempel kan en tillverkare av kontorsprogram skicka ett massutskick till många kontor och förvänta sig åtminstone ett visst intresse från företag som kommer att svara med beställningar eller förfrågningar om mer information. Det oönskade förslagsbrevet tenderar att vara mer generiskt så att det kan skickas till många personer.
Det kan vara svårt att komma på en förslagsmall som kan användas för att svara på en begäran om förslag, eftersom varje begäran och varje förslag kan vara väldigt olika. Vanligtvis krävs en hel del forskning för att få ihop förslaget, och språket måste vara specifikt anpassat för läsaren. Det kan dock hjälpa att sammanställa en grundläggande disposition som används för att skriva förslag, för att säkerställa att alla nödvändiga aspekter av ett förslag täcks till fullo. Företag bör också behålla kopior av gamla förslag och förslagsbrev och ta anteckningar om de som är framgångsrika så att de kan användas i utvecklingen av framtida förslag.