Begreppet ”lönelista” omfattar varje anställd i ett företag som får en vanlig lön eller annan ersättning. Vissa anställda kan få fast lön medan andra får betalt för arbetade timmar eller antalet producerade föremål. Alla dessa olika betalningsmetoder beräknas av en lönespecialist och lämpliga lönecheckar utfärdas. Företag använder ofta objektiva mätverktyg som tidkort eller tidrapporter som fylls i av arbetsledare för att fastställa det totala ersättningsbeloppet som ska betalas varje löneperiod.
Efter att en lönebokförare multiplicerat en anställds timmar med hans eller hennes lönesats, läggs bruttoinkomstbeloppet in i en kalkylator eller ett datorprogram. Regelbundna avdrag såsom skatteavdrag, sjukförsäkring, fackföreningsavgifter, välgörenhetsinsatser och så vidare kategoriseras och dras av. Det återstående saldot omvandlas sedan till en check eller elektronisk insättning och blir den anställdes nettolön för den tidsperioden. I USA identifierar löneavdelningarna också arbetsgivaren och anställda genom en federal kod och håller en löpande sammanställning över totala inkomster och avdrag för räkenskapsåret.
För småföretagare är det ofta en av deras högsta prioriteringar att ha tillräckligt med kontanter för att betala alla anställda. Även om verksamheten i sig inte har blivit lönsam måste de anställda ändå kompenseras för sina tjänster. Det är därför många mindre företag föredrar att hålla sina löneförpliktelser så låga som möjligt tills de har nått en viss lönsamhetsnivå. Det är inte ovanligt att småföretagare avstår från sina egna löner för att betala sina anställda.
Att sätta upp ett effektivt lönesystem är inte särskilt svårt för utbildade revisorer, men det kan vara mycket tidskrävande. Vissa mindre företag förlitar sig på användarvänlig datorprogramvara för att skapa ett enkelt system komplett med checkskrivare och fillagring. Större företag kan utse utbildade revisorer för att hantera lönefrågor som en del av deras övergripande arbetsuppgifter. Företag utan möjlighet att underhålla sina egna system väljer ofta att lägga ut denna uppgift till externa specialister.
Eftersom löneposter är baserade på objektiva kriterier som tidkort och federala skatteformulär, kan externa revisorer utföra alla beräkningar, lagra all data från år till datum och utfärda lön i tid. Arbetsgivare behöver helt enkelt uppdatera dessa företag med eventuella förändringar i lönesatser eller avdrag för anställda.