Projektförslag är dokument utformade för att presentera en handlingsplan, beskriva skälen till varför åtgärden är nödvändig och övertyga läsaren att instämma i och godkänna genomförandet av de åtgärder som rekommenderas i dokumentets huvuddel. I många fall är dokumentet utformat som ett svar på en Request for Proposal (RFP) som utfärdas av en nuvarande eller presumtiv kund. Ett dokument av denna typ kan dock också vara utarbetat för att tjäna ett internt syfte, särskilt när någon inom företaget har en idé om hur företaget ska kunna göra företaget mer lönsamt eller effektivt och behöver tillstånd och uppbackning för att genomföra åtgärden.
I alla situationer kommer ett projektförslag att vara tydligt arrangerat så att läsarna kan följa en logisk tankeutveckling till slutsatsen. Många exempelförslag erbjuder en grundläggande riktlinje som kan hjälpa även nybörjare att komma in i svängningen av effektiv förslagsskrivning. Riktlinjerna identifierar vanligtvis fem nyckelkomponenter eller delar av ett projektförslag: introduktion, bakgrund, strategi, budgetering eller finansiering och resultat.
Med den inledande delen av ett projektförslag är tanken att berätta för läsarna vad projektet handlar om, och varför det är värt att ta sig tid att överväga projektet i första hand. I huvudsak tjänar detta avsnitt till att validera den tid och ansträngning som lagts ner på att presentera data samt den tid som krävs för att läsa och överväga förtjänsterna och genomförbarheten av själva projektet. Inledningen är inte platsen för att presentera projektets muttrar och bultar, bara för att fastställa dess potential och odla tillräckligt intresse för att uppmuntra läsaren att lära sig mer.
Bakgrunden förklarar de grundläggande punkterna i inledningen, ofta med specifika skäl till varför projektplanen är bra, baserad på historiska data, prognoser av framtida behov och prestationer och de nuvarande omständigheterna i verksamheten. Bakgrunden hjälper till att bygga argument för hur projektet kan möta de behov som har uppstått på grund av tidigare åtgärder samtidigt som man förutser framtida behov och tar itu med dem i tid. För det mesta kommer bakgrundsavsnittet att slå fast att något måste göras och bana väg för att lära sig hur det kan åstadkommas.
Med strategidelen av projektförslaget är målet att beskriva alla procedurer som är nödvändiga för att göra projektet framgångsrikt. Ofta hjälper strategin till att definiera kortsiktiga och långsiktiga mål för projektet, förklarar hur man systematiskt ska genomföra varje steg och vilken typ av avkastning som kan förväntas av insatsen. Här börjar läsaren få en uppfattning om hur viktigt projektet är och vilken potential det har för att hjälpa företaget att bättre utnyttja tillgängliga resurser samtidigt som de positionerar sig för framtiden.
Budgetdelen går ner till vad de flesta beslutsfattare måste veta innan de godkänner ett projekt: vad är kostnaden för att genomföra projektförslaget. I detta avsnitt måste detaljerna backas upp med fakta och siffror som är väl undersökta och täcker alla tänkbara aspekter av finansieringen som behövs för att starta och underhålla projektet över tid. Många förslag misslyckas här, på grund av brist på detaljer och stödjande bevis för den detalj som ingår.
Slutligen pekar projektförslaget på resultatet av att genomföra projektet. Det här är avsnittet där alla fördelar står klart. Fördelarna kan inkludera sådana poster som att minska driftskostnaderna, öka verksamhetens offentliga profil, generera mer försäljning eller öka vinsten på grund av mer effektiv användning av tillgängliga resurser. Precis som med budgetdetaljen är det viktigt att varje förmån som nämns kan stödjas av andra data för att seriöst övervägas.
Att skriva ett förslag är ibland lättare när en formell RFP tillhandahålls. Ofta kommer RFP:n att lägga ut den grundläggande strukturen för förslaget, ge ovärderliga ledtrådar om specifik information som är av intresse för den potentiella kunden, och definiera i vilken ordning data presenteras. När en RFP tillhandahålls är det viktigt att följa specifikationerna i dokumentet till punkt och pricka. Annars kommer förslaget att åsidosättas och en av de andra säljarna som följt bestämmelserna noga kommer att tilldelas verksamheten.