En upphandlingspolicy är helt enkelt de regler och förordningar som är satta på plats för att styra processen för att förvärva varor och tjänster som en organisation behöver för att fungera effektivt. Den exakta processen kommer att försöka minimera utgifterna i samband med köp av dessa varor och tjänster genom att använda sådana strategier som volyminköp, upprättande av en uppsättning leverantörslistor och upprättande av beställningsprotokoll som hjälper till att hålla lagret låga utan att äventyra funktionen hos drift. Både små och stora företag samt ideella organisationer använder sig rutinmässigt av någon form av upphandlingspolicy.
Det finns inget rätt sätt att upprätta en upphandlingspolicy. Faktorer som storleken på verksamheten, tillgången på leverantörer för att leverera nödvändiga varor och tjänster och företagets kassaflöde och kredit kommer ofta att påverka inköpsupphandlingsmetoden. Storleken på företaget kommer sannolikt också att göra skillnad i utformningen av upphandlingspolicyn, genom att ett litet företag kanske inte kan få de volyminköpsrabatter som ett stort företag kan hantera relativt lätt.
På samma sätt påverkar verksamhetens eller enhetens förhållanden och ekonomiska mål valet av upphandlingssystem. Vissa system är enkla manuella processer som använder sig av äldre metoder som ett flip-kortsystem för att spåra inköp, utfärdande av varor till olika avdelningar och en löpande inventering av inventering som används för att planera framtida inköp. Idag gör elektroniska system det möjligt att automatiskt spåra alla dessa funktioner, inklusive automatisk generering av rekvisitioner och inköpsorder när nivåerna på en viss lagervara är nere på en viss nivå.
E-upphandling är ett vanligt sätt att lägga och spåra beställningar idag. Leverantörer upprättar nätverksanslutningar med klienter som gör det möjligt att interline med eventuella upphandlingsprogram som används av klienten och automatiskt lägga beställningar, med hjälp av Internet för att upprätta anslutningen. Program av denna typ gör det också möjligt att snabbt spåra orderuppfyllelse, leveransdatum och till och med granska eventuella upphandlingskontrakt som för närvarande finns.
Oavsett om upphandlingspolicyn innefattar upprättande av förfaranden för byggupphandling, eller styr inköp gjorda av en tillverkare eller en välgörenhetsorganisation, kommer en solid policy att gynna organisationen genom att hålla kostnaderna i linje och tydligt definiera hur inköp ska göras. När enhetens behov förändras finns det en god chans att upphandlingspolicyn kommer att anpassas för att möta dessa nya omständigheter. Detta är nödvändigt för att säkerställa att policyn fortsätter att fungera i företagets eller den ideella organisationens bästa intresse och för att hålla förvärvsprocessen enkel och överskådlig.