Miljöskanning är en praxis för datainsamling. Det syftar till att samla in information om en miljö som ett kontor eller en institution som kan användas i planering, utveckling och löpande övervakning av chefer och arbetsledare. När data väl har samlats in med skanning kan den bearbetas och analyseras för att skapa en kort som ska användas i beslutsfattande.
Viss miljöskanning utförs på ad-hoc basis vid behov. Denna skanning görs som svar på ett specifikt problem eller problem, såsom behovet av att planera för en ny produktlansering. Regelbunden skanning utförs på regelbunden basis; ett exempel kan vara en årlig genomgång av en arbetsmiljö som genomförs med undersökningar, observationer och andra studiemetoder. Vid kontinuerlig scanning skannas och analyseras en miljö ständigt. Även om en kontinuerlig process är tidskrävande och kostsam, möjliggör den snabba anpassningar till föränderliga situationer.
En anledning till att använda miljöskanning är en förberedelse för en stor förändring som en ny anläggning, en stor förändring av policyn eller en produktlansering. Att skanna och samla in data innan du går in i planeringsstadiet är ett användbart verktyg för att identifiera svagheter, möjligheter, hot och styrkor. Dessa kan byggas på i planeringsstadiet för att skapa en stark och effektiv plan för att ta itu med problem som identifierats under miljöskanning. Underlåtenhet att samla in information innan du startar planer kan resultera i kostsamma misstag och missade möjligheter.
Företag som använder miljöskanning kan röra sig snabbt när de identifierar ett problem eller en möjlighet. Detta inkluderar allt från en produktsläppning av en konkurrent som kan hota ett företags marknadsandel till ett säkerhetsproblem på ett kontor. Data som samlas in i miljöskanning kan bearbetas för att utveckla en organiserad rapport för att ge information till chefer och andra tjänstemän i företaget som kan vara intresserade. Att distribuera informationen effektivt är en viktig del av denna praxis, eftersom data är värdelös om den aldrig kommer i rätt händer.
Många verktyg kan användas för miljöskanning. Dessa inkluderar att kartlägga anställda för att få information om arbetsförhållanden, att överväga en arbetsplats i ett större socialt och ekonomiskt sammanhang och att utvärdera företagskommunikation för att avgöra vilka slags meddelanden företaget skickar till allmänheten. En tredje part kan kallas in för att objektivt utvärdera eller så kan ett företag skanna internt. Att använda insiders kan ibland leda till att man får mer information eftersom insiders vet var de ska leta, men deras partiskhet kan också påverka resultatet av skanningen.