En telefonkonferens är ett möte eller en konferens som hålls via en telefon- eller nätverksanslutning mellan deltagare i avlägsna städer eller arbetsplatser. Det finns många typer av telefonkonferenser, med den enklaste formen som involverar användningen av en högtalartelefon på varje plats för att genomföra en ljudkonferens. Mer sofistikerade telefonkonferensmöten involverar utbyte av ljud, video och data. Termen telekonferens kan också syfta på ett liveevenemang som sänds via satellit till olika platser samtidigt.
Även om telekonferens är ett brett begrepp som inkluderar en mängd olika alternativ, innefattar grunderna för alla telekonferenser användningen av telekommunikationsutrustning, användare på flera platser och samarbetskommunikation mellan deltagarna. Den grundläggande ljudkonferensen är i huvudsak ett konferenssamtal. Ljudgrafik, en annan form av telefonkonferens, tillåter deltagarna att dela grafik, dokument och video förutom ljud; och involverar ytterligare utrustning såsom elektroniska surfplattor, skannrar och röstdataterminaler.
E-post är ett vanligt exempel på en datortelefonkonferens. Genom att använda ytterligare utrustning, i första hand en TV-kamera, liknar en videotelekonferens mest ett möte ansikte mot ansikte, med möjligheten att se deltagarna på alla platser. Många företag har ett videokonferensrum permanent utrustat med nödvändig utrustning.
De många fördelarna med telekonferenser för skolor och företag inkluderar besparingar i restid och kostnader för att få alla deltagare till en plats. I händelse av ett brådskande ärende kan det gå mycket snabbare att hålla en telefonkonferens än att ordna ett möte. En annan fördel är att en telefonkonferens på grund av tillgängligheten gör att stora grupper av deltagare känner sig inkluderade i möten och beslutsfattande. Om det behövs kan en skola eller ett företag kryptera signalerna för att säkerställa kommunikationssäkerheten under en telefonkonferens.
När du väljer utrustning för en telefonkonferens, överväg flera faktorer. Om du använder en webbkamera, testa den i förväg för att fastställa att kameran är på ett acceptabelt avstånd. En trådbunden telefonlinje är bäst för tydlighet. Om en trådlös telefon används, var beredd på att ändra frekvenser i händelse av störningar under telefonkonferensen.
Mobiltelefoner och högtalartelefoner bör användas som sista utväg. Mobiltelefoner stöter ofta på störningar och högtalartelefoner tar upp bakgrundsljud och producerar ofta ekon. Mikrofoner är till hjälp för att minska bakgrundsljud.
En telefonkonferens kräver särskilda etikettregler. Varje deltagare bör meddela när han eller hon loggar in på och av en telefonkonferens. De inblandade bör tala tydligt och långsamt, undvika monotont tal och beskriva kroppsspråk som är viktigt för samtalet. På grund av telefonutrustningens känslighet bör deltagarna undvika främmande ljud som att tumma igenom pappersarbete eller knacka på ens fingrar eller en penna.
Ur engagemangssynpunkt är det bra att använda deltagarnas namn under mötet. Variera ofta högtalaren så att uppmärksamheten inte tappas. Be regelbundet om feedback eller svar.