Kapitalutrustning definieras i allmänhet som en tillgång med en anskaffningskostnad som överstiger ett fastställt belopp. För att vara en kapitaltillgång måste föremålet även ha en livslängd på mer än ett år. Varorna krävs vanligtvis också för att utföra eller hjälpa till att producera en produkt, sälja en produkt eller tillhandahålla en tjänst. Olika institutioner och företag kan anpassa definitionen och anskaffningskostnaderna för att passa deras behov.
Denna typ av utrustning kan inkludera föremål som förvärvats på ett antal sätt, och de kan köpas, leasas eller doneras. Det finns vissa artiklar som kan tyckas uppfylla de allmänna kraven men som i allmänhet är uteslutna från kategorin, till exempel mark och programvara. Poster som ingår varierar från bransch till bransch och verksamhet till verksamhet. I utbildningsanläggningar kan kapitalutrustning innefatta datorer, röntgenapparater och mikroskop. Inom gruvindustrin kan artiklar i denna kategori inkludera borrar, siktar eller lastcontainrar.
Upprätthållande av journaler anses allmänt vara en viktig del av ansvarsförfaranden för kapitalutrustning. I USA används register för att säkerställa att federala bestämmelser om tillgångarna uppfylls. Noggrann inventering är en typ av pappersarbete som regeringen i allmänhet kräver. Av denna anledning och på grund av möjliga skattekonsekvenser är bortskaffande av utrustningen ofta en fråga om strikt procedur.
Många av föremålen i denna kategori kan kosta tiotusentals eller miljoner amerikanska dollar (USD). För att upprätthålla garantier och för att kvalificera sig för försäkring måste pappersarbete för tillgångarna vanligtvis vara tillgängliga och uppdaterade. Rekord är också viktiga för att bedöma prestanda och för att beräkna kostnad kontra värde.
Kapitalutrustning kan ha en negativ eller positiv effekt på ett företags vinst. Om för mycket pengar spenderas på att skaffa och underhålla dessa föremål, kan vinsten minskas. Artiklar som listas i den här kategorin är ofta väsentliga för utförandet av ett företags verksamhet, och det är vanligtvis en bra idé för företag att överväga mer än pris när de överväger vilken utrustning de ska skaffa. Faktorer som kapacitet och hållbarhet bör också väga tungt, annars kan alltför stora förluster uppstå.
Om kvalitetsutrustning erhålls och används effektivt kan dessa tillgångar drastiskt öka vinsten. Färre reparationer och mindre underhåll kan förhindra förluster från situationer som tomgångsproduktion. När utrustning hålls och används under längre perioder istället för att uppgraderas för nyare versioner, kommer det sannolikt också att öka vinsten, så länge den fortfarande fungerar upp till pari.