En leverantörslista är en grupp personer eller företag som ett företag använder för att köpa varor och tjänster från. Till skillnad från kundlistan kommer den här listan att visa alla leverantörer som företaget betalar pengar till regelbundet för att få de varor och tjänster som de behöver för att underhålla sin verksamhet. När bokföringsprogram används kommer denna lista att läggas in i programmet, med ett nummer tilldelat till dem, så att bokföraren eller revisorn kan hålla reda på skulder och betalda skulder. Det är vanligtvis en grupp som ägaren, eller lead manager, har godkänt för användning, vilket är där termen godkänd leverantörslista kommer in i bilden.
En godkänd leverantörslista visar de viktigaste personerna eller företagen som företaget använder regelbundet, och som har valts ut att vara de föredragna som de går igenom först, vilket vanligtvis kallas listan över föredragna leverantörer. Naturligtvis, när huvudleverantören är slut på något, eller har höjt sina priser för högt, kan andra leverantörer från listan väljas istället. Dessa är reservleverantörer och används endast vid behov. När nya artiklar kommer ut och prisändringar träder i kraft, kan dessa kontakter ändras från en primär till en sekundär, och vice versa.
En annan uppsättning kontakter som kan listas på leverantörslistan är entreprenörer som används för reparationer och tjänster. Dessa personer, eller företag, kommer att ha separata nummer så att bokhållaren kan skilja mellan varuleverantörer och tjänsteleverantörer. Men eftersom företaget betalar ut pengar för dessa specialtjänster anses de fortfarande vara leverantörer och kommer därför att placeras på listan så att de tjänster och reparationer som de tillhandahåller kan specificeras.
Även om många tror att kundlistan är ett separat avsnitt inom listan, är sanningen att de är helt olika. En säljare är en person eller enhet som företaget betalar pengar till för tjänster och varor. En kund är en som betalar företaget av samma skäl. En leverantörslista kommer bara att innehålla de personer som företaget betalar pengar till, medan de personer eller företag som de får pengar från kommer att hållas på en helt annan lista, och de kommer att föras in i en separat sektion av bokföringsprogramvaran, om någon. är använd.