Administrativa kostnader är kostnader som är förknippade med ledning och allmänna funktioner i en organisation och som inte är direkt relaterade till en specifik avdelning. Ibland betraktas som en del av allmänna affärskostnader, dessa kostnader kan vara för grundläggande behov såsom hyra av utrymme för företaget, verktyg eller kontorsmaterial. Administrativa kostnader kan också inkludera löner för personer som inte är involverade i försäljning, produktion eller andra avdelningar inom företaget, såsom ledande befattningshavare, sekreterare och receptionister.
Inte knuten till en avdelning
Ibland hänvisade till som allmänna utgifter eller driftskostnader, administrativa utgifter innebär alla kostnader som erbjuder en stor fördel för organisationen. Som sådan går deras fördelar över avdelningsgränserna och gör det möjligt för många funktioner att äga rum. För det mesta anses alla utgifter som är begränsade till en viss division eller avdelning av företaget och som ger liten eller ingen direkt fördel för andra delar av organisationen inte vara en administrativ kostnad. Vissa utgifter som verkar knutna till en avdelning, såsom redovisning eller juridik, kan betraktas som administrativa eftersom de gynnar hela organisationen.
Bekvämligheter
En av de vanligaste typerna av administrativa utgifter i många organisationer är kostnaden för verktyg. Avgifter för värme, kyla, el och vatten har traditionellt sett identifierats som administrativa kostnader. Kostnaderna för Internetåtkomst samt tjänster för fasta telefoner och mobiltelefoner kan också inkluderas. I vissa organisationer klassificeras dock mobiltelefontjänster som kostnader för de avdelningar för de anställda som använder dessa tjänster.
Hyra
Ett annat exempel på en administrativ kostnad är kostnaden för att hyra eller hyra utrymme för organisationen. Detta kan inkludera uthyrning av butiksyta, hyra en svit med kontor i en byggnad eller hyra tillverkningsanläggningar, som några exempel. Hela organisationen tjänar på att ha verksamhetsutrymme, så det går inte att koppla dessa avgifter till en specifik avdelning.
löner
Löner kan också betraktas som administrativa kostnader. Detta gäller särskilt för chefer och chefer vars ansvar involverar många delar av organisationen snarare än en enda avdelning. Fler än ett område gynnas av chefens insatser, så utgiften anses vara generell till sin karaktär.
Exkluderade kostnader
Regelverket som används för att definiera administrativa kostnader varierar från en plats till en annan, men det finns vissa typer av kostnader som nästan aldrig definieras som administrativa. Dessa inkluderar eventuella kostnader som kan vara direkt kopplade till försäljnings- och marknadsföringsinsatser eller forskning om utveckling av nya produkter eller tjänster. Tillverkningskostnader, vare sig det gäller utrustning eller råmaterial, kommer sannolikt inte heller att anses vara administrativa kostnader.
Välgörenhetsorganisationer
För välgörenhetsorganisationer och andra vinstorganisationer definieras administrativa kostnader ofta annorlunda än hur vinstdrivande företag definierar dem. I många fall räknas alla pengar som tas in till välgörenhetsorganisationen och spenderas av organisationen istället för att omvandlas till välgörenhetsinsatser eller donationer som en administrativ kostnad. Därför skulle alla kostnader för att driva organisationen, såsom för löner, marknadsföring, hyra och verktyg, kallas administrativa kostnader.