Affärskommunikation har formen av antingen intern kommunikation eller extern kommunikation. Intern kommunikation sker mellan kollegor eller ledning och personal, medan extern kommunikation sker mellan företaget och dess kunder, leverantörer och media. Det finns flera olika modeller för affärskommunikation, baserade på teorier som presenterats av kommunikationsexperter genom åren. Dessa inkluderar Shannon och Weaver-modellen, Lasswell-modellen Newcombs modell och Berlos modell av de fem sinnena.
Shannon och Weaver utarbetade en av de vanligaste modellerna för affärskommunikation, som går tillbaka till 1948 när Claude Elwood Shannon och Warren Weaver var medförfattare till en bok om det matematiska förhållningssättet till kommunikation. Modellen bygger på antagandet att åtta nyckelelement är nödvändiga för att kommunikation ska kunna ske. Dessa inkluderar meddelandets källa, meddelandets kodning eller format, själva meddelandet och kanalen genom vilken meddelandet sänds. Det kan förekomma brus eller störningar som kan förvränga meddelandet innan eller när det når mottagaren eller den person som det är avsett för. Mottagaren försöker sedan avkoda meddelandet, och när han eller hon ger feedback stängs slingan och kommunikation har skett.
En av de enklaste modellerna för affärskommunikation identifierades av statsvetaren Harold Lasswell på 1940-talet och är allmänt antagen i näringslivet. Modellen beskriver en process som består av fyra komponenter, som är talaren, ämnet, lyssnaren och kanalen. Lasswells teori var att för att sann kommunikation skulle ha ägt rum måste den ge en effekt, och detta sammanfattas i den flitigt citerade meningen ”Vem säger vad i vilken kanal till vem med vilken effekt.” Detta är särskilt relevant i företagsmiljön, där instruktioner till personalen är vanliga och där kommunikationsförmåga spelar en viktig roll.
Newcombs modell för kommunikation fokuserar på det sociala syftet med kommunikation och det sätt på vilket den upprätthåller relationer mellan människor. Det visar att meddelandet är av mindre betydelse än interaktionen mellan avsändaren och mottagaren. En av de vanligaste modellerna för affärskommunikation, Newcombs modell ses mer i de informella metoderna för kommunikation som används i små företag, snarare än i företagsspråk som finns i stora företag.
Mer komplexa modeller för affärskommunikation inkluderar teorin som presenteras av David K Berlo, som tar hänsyn till betydelsen av de fem sinnena i processen. Berlo ansåg att meningen med kommunikationen inte fanns i meddelandet, utan i mottagarens tolkning av meddelandet. Tolkningen påverkas av närvaron av de fem sinnena, som hjälper mottagaren att identifiera nyanser i betydelsen. Denna modell påverkar affärskommunikation genom att betona behovet av att vara mycket tydlig med budskapet och att använda etablerade kommunikationstekniker, för att undvika felaktiga tolkningar som kan leda till kostsamma misstag.