En produktkoordinator arbetar ofta på produktlednings- eller försäljningskontoret hos ett distributions- eller tillverkningsföretag. Han eller hon är ansvarig för alla aspekter av produktlivscykelhantering. Produktkoordinatorns primära uppgift är att spåra och hantera all distribution av produkten, försäljning, returer och konsumentintresse.
Alla produktlanseringar inkluderar en betydande mängd pappersarbete, elektroniska dokument, filer, möten och planer. Produktkoordinatorn är den person som håller reda på dessa dokument, ser till att kommunikationen pågår till alla berörda parter och ser till att överraskningar begränsas.
Det finns inget specifikt utbildningsprogram för att bli produktkoordinator. Många personer i denna roll har avslutat formell eftergymnasial utbildning inom ett närliggande område, såsom företagsekonomi eller management. Det finns specialiserade kurser tillgängliga från ett brett utbud av skolor om långsiktig projektledning, inklusive vikten av administrativa processer.
Produktkoordinatorer arbetar ofta nära produktutvecklings- och marknadsföringsteamet. Deras primära roll kan organiseras i tre huvuduppgifter: förändringshantering, filorganisation och -hämtning samt planering. Utöver dessa projektfokuserade uppgifter ansvarar många produktkoordinatorer för den operativa administrationen av enheten. Detta kan inkludera beställning av tillbehör och spårning av närvaro.
Förändringsledning är en stor del av alla projekt och är vanligtvis produktkoordinatorns ansvar. Han eller hon måste granska förfrågningarna, fastställa relevansen, riskerna, fördelarna och kostnaderna i samband med förfrågan och sedan presentera denna information för produktchefen. Eventuella beslut måste kommuniceras tillbaka till begäranden och korrekt tillstånd uppnås innan ändringen införlivas i projektet. Samordnaren måste också se till att alla relevanta produktdetaljer eller specifikationer ändras för att återspegla denna begäran, och behålla en kopia av begäran för vidare referens.
Produktkoordinatorn måste se till att alla pappers- och elektroniska filer arkiveras och förvaras korrekt, komplett med korsreferenser. Detta kan verka som en liten uppgift, men de flesta produkter har en livslängd på flera år och involverar tusentals dokument. Det är viktigt att hantera dessa filer på rätt sätt, eftersom de kommer att förlitas på i en tvist eller för att avgöra vad som lyckades eller inte. En stor del av produktkoordinatorns jobb är planering. Han eller hon förväntas se över livscykelplanerna för produkten och se till att nödvändiga material och personal finns på plats för att stödja produkthanteringsstrategin.