Att hålla ordning på pappersarbetet kan hjälpa dig att hitta papper när du behöver dem utan att behöva söka överallt. Vissa människor kanske inte tar sig tid att organisera filer eftersom de inte är säkra på var de ska börja, men det är viktigt att hålla ordning och reda på allt. Även om det kan tyckas osannolikt att ha organiserade filer, särskilt om du för närvarande tittar på ett överfyllt arkivskåp, är det mycket genomförbart.
Det finns de som kan vara osäkra på hur länge de ska behålla sina papper. Så länge dina papper är viktiga för skatteändamål är det viktigt att hålla på dem från januari tills dina skatter är klara följande år. När du har slutfört din skatt kan din revisor ge råd om hur länge du bör behålla pappersarbetet. Papper angående dina skatter, journaler, pensions- och sparkonton och bostadsregister bör förvaras permanent. Papper som är relevanta för dina dyra föremål som smycken, bilar och antikviteter bör också behållas permanent. Kreditkortsutdrag du kanske vill behålla i sju år och elräkningar kan du vanligtvis behålla i ungefär ett år.
När du vill organisera filer kan du spara mycket tid och utrymme om du gör dig av med det du inte behöver. Lägg varje papper på en hög med andra motsvarande papper och det du inte vill lägga på en annan hög för att strimla. När du har minskat, vet du exakt hur mycket utrymme du behöver för dina filer.
Manila-mappar är användbara när det är dags att organisera filer. Skriv på fliken vad varje mapp innehåller och lägg mapparna i alfabetisk ordning. Arkivera papperen som finns i varje mapp i datumordning, lägg till exempel de äldre papperen på baksidan och de nyare på framsidan. Detta är inte bara lättare för att hitta det du behöver, utan även när du behöver rensa ut mapparna.
Pappersfiler är inte de enda filerna som kan bli oorganiserade; digitala filer kan också. För att veta vad du behöver organisera, gå igenom alla delar av din dator och rensa bort filer som du inte längre behöver, oavsett om det är bilder eller dokument. Om du fortfarande vill ha filerna, överväg att överföra dem till en USB-minne eller till en tom CD.
För att organisera filer bör du ange en specifik plats för var och en av dem. Precis som du skulle göra för pappersfiler, gör individuella mappar på datorn enligt specifika kategorier. Gruppera till exempel dina arbetsprojekt i en mapp och bilder från en viss familjesemester i en annan och märk dem därefter. Oavsett om du behöver dem eller bestämmer dig för att ta bort dem i framtiden vet du exakt var du hittar dem. För att se till att allt förblir organiserat, kom ihåg att korrekt märka varje digital fil som du sparar och placera den i motsvarande mapp.
Att ha osystematiska filer kan leda till att du blir förvirrad och frustrerad, men om du organiserar dem en gång kanske du inte behöver göra dem igen. Att hålla dem organiserade kontinuerligt kommer att förhindra att du behöver lägga tid på att gå igenom den inledande organisationsprocessen igen. Att ta sig tid att organisera filer kan resultera i att du kan hitta det du behöver när du behöver det utan en uttömmande sökprocess. Att ha dina filer organiserade på ett ställe kommer dessutom att förhindra att de blir rörigt som svämmar över till resten av ditt hem.